A gestão de estoque, como o próprio nome sugere, é o gerenciamento e controle do estoque da empresa. Esse processo abrange várias etapas: desde a definição do método de controle de estoque( PEPS, UEPS, JUST IN TIME e etc) até os inventários. E aqui vamos entender um pouco de como a ISO 9001 pode contribuir na gestão de estoque.
Muitos ainda acreditam que estoque cheio é sinônimo de sucesso, o que é um grande erro! Afinal estoque cheio significa mercadoria parada, um possível prejuízo e vários problemas, que vamos falar mais neste post.
O grande desafio é manter um estoque eficiente que consiga atender as demandas da empresa sem utilizar mais recursos desnecessariamente.
Alguns dos principais problemas causados por uma gestão falha, são:
Compra desnecessária:
Quando não se tem um controle sobre os produtos que se possui e quais as suas demandas, a compra pode ser feita sem pensar e sem analisar a real necessidade da aquisição. Isso gera acúmulo de estoque, que acarreta em problemas como perda da validade do produto, em caso de perecíveis,além da necessidade de mais espaço de armazenamento. Além disso, dificulta o inventário com vários materiais desnecessários em estoque, que serão contados e vão demandar mão de obra que poderia ser utilizada de outra forma, ou seja: custo de mão de obra desnecessário.
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Mau armazenamento:
Todos sabemos que cada produto precisa ter uma forma específica de armazenamento. Um saco de cimento, por exemplo, não pode ser armazenado diretamente no piso, pois pega umidade e consequentemente empedra, estragando o produto e gerando prejuízo.
Há vários materiais que perdem sua qualidade conforme o armazenamento, por isso é necessário que o estoque tenha áreas específicas para cada tipo de matéria-prima. Caso isso não seja feito, pode-se perder muitos insumos por conta da temperatura, umidade ou vários outros fatores influenciadores de cada.
Não registrar todas as movimentações do estoque:
Tudo deve ser registrado, desde o início da jornada de um produto como matéria-prima até quando ele sai do estoque compondo um produto final.
Deixar de registrar todas as saídas ou entradas gera inconsistência no controle de estoque, que é a principal causa para: compras desnecessárias, retrabalho, mão de obra paradas e etc…
Registro incorreto:
Talvez o erro que mais afete diretamente o estoque é o registro incorreto dos materiais. Imagine que uma caixa tem 20 parafusos, mas é registrada com 40. Se for uma saída de baixará o estoque em dobro e se for uma entrada dobrará o estoque. O que mais uma vez vai resultar em divergência!
Inventários sem periodicidade:
Todos os problemas já citados refletem diretamente nesta etapa.
O inventário é uma lista que contabiliza todos os bens que a empresa contém no estoque.Tem como um dos seus principais fins a verificação do estoque, assim como identificar as possíveis falhas operacionais e buscar maneiras para preveni-las. Se não há periodicidade nesta prática, a empresa passa a não ter um controle sobre materiais, com divergências entre o estoque do sistema e a quantidade presente no estoque físico, por exemplo.
Também não é possível identificar os riscos, como os de furto de materiais ou produtos, que se não identificados se torna um problema ainda maior.
Como já se sabe a ISO 9001 é um Sistema de gestão da qualidade. Sendo assim, seu maior objetivo é a padronização e estruturação dos processos.
A norma cita várias práticas e requisitos que auxiliam diretamente o estoque, como:
Mapeamento de processos – ISO 9001 na Gestão de Estoque:
Como o próprio nome diz a intenção é mapear os processos, ou seja: saber o porque cada tarefa está sendo realizada, qual o objetivo desta tarefa, quem é o responsável por ela e quais os riscos que podem impedi-la de ser realizada.
Pensando em uma indústria por exemplo, é possível calcular o material que deve ser comprado de forma precisa, afinal você saberá quem é o responsável pela realização do serviço e quais suas demandas diárias, sendo assim basta calcular a quantidade utilizada de determinado produto em um período em relação ao total de itens armazenados.
Rastreabilidade – ISO 9001 na Gestão de Estoque:
A rastreabilidade garante a segurança dos produtos e atributos de qualidade como: País de origem, espécie do material, fornecedor e etc…
O objetivo desta prática é identificar um item em qualquer etapa do processo(recepção,produção,transformação e distribuição) e isso é possível através de um histórico detalhado de informações previamente registradas.
Sendo assim, a empresa consegue saber onde cada material está armazenado e qual foi o caminho de cada um deles, com todas as entradas e saídas de cada um de seus processos. Isso também garante um maior controle sobre os fornecedores e uma tomada de decisão mais eficaz, caso algum determinado material tenha vindo com alguma avaria.
Informação documentada – ISO 9001 na Gestão de Estoque:
A ISO define a informação documentada como a junção de documentos e registros. Seu intuito é que todos na empresa saibam sobre os processos a serem realizados.
Quando há um novo contratado em sua empresa, ele sabe exatamente o que deve fazer e quais passos seguir para realizar suas tarefas? Tudo isso deve estar registrado e em um local acessível.
Com essa informações é possível evitar retrabalho e mão de obra parada, além de evitar perda de tempo no treinamento de novas pessoas, principalmente para a gestão do estoque!
Mentalidade de riscos – ISO 9001 na Gestão de Estoque:
Segundo a ISO, risco é o “efeito de incerteza” e pode ser positivo ou negativo. O intuito desta prática é se planejar prevendo os riscos e oportunidades que cada processo apresenta. O inventário, por exemplo, é um excelente momento para analisar o que pode ser melhorado, como: melhoria nos produtos, prazo de entrega aos clientes, demandas crescentes e etc..
Quando a empresa já tem os processos definidos e documentados, há maior facilidade em realizar o inventário, o que também engaja os colaboradores que se sentem parte de um propósito e passam a ter maior responsabilidade com a melhoria contínua de seus atributos.
Mas será que vale a pena?
Podemos observar que com simples práticas é possível eliminar vários gargalos em seu estoque! Considerando que para uma empresa o estoque, na maioria das vezes, é um de seus maiores ativos e que ele pode ser otimizado para passar a gerar mais lucro só por eliminar o desperdício, com certeza vale a pena implementar um Sistema de Gestão da qualidade. Sem contar no benefício da empresa em geral com a padronização, planejamento estratégico e engajamento dos colaboradores!
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