Quando comecei a trabalhar com o contas a receber, confesso que fiquei um pouco perdida. Com o tempo, fui aprendendo a organizar o dia a dia, e posso garantir que a dica mais importante que pode se dar para alguém que trabalha com esse processo, é a organização. Foi sendo organizada que pude melhorar minhas rotinas ao longo do tempo.
O contas a receber abrange emissão de notas fiscais, controle do que se tem a receber, inadimplência, negociações, entre outros. Isso está conectado ao dia a dia. Outra dica importante é que a falta de atenção causa muito tempo perdido. No dia a dia, as situações podem se repetir com clientes diferentes e, se você estiver atento, já terá as respostas rapidamente, mostrando agilidade e eficiência.
Agora vamos para as 5 dicas:
#1 Agrupar dias de vencimentos das cobranças.
É extremamente importante para o controle financeiro que a empresa tenha um software de gestão financeira, ou ao menos uma planilha em excel, para conseguir monitorar os clientes e suas cobranças.
Agrupar datas de vencimento é ideal para o fluxo de caixa, ter recebimentos agrupados 1 ou 2 dias antes do contas a pagar é bom para que o fluxo se ajude, mesmo com a inadimplência existe um equilíbrio entre os dois processos permitindo assim ajustes mínimos. Claro que são dias que a inadimplência pode aumentar, mas isso permite uma programação e dedicação para um retorno mais rápido.
#2 Ações preventivas para contas a receber.
Ao entrar um cliente novo, é interessante que o departamento comercial, ou até mesmo o financeiro, identifique se há alguma exigência para o pagamento, como por exemplo o recebimento da NF com antecedência de alguns dias. Esse detalhe ajuda que mês a mês seja programado o envio, além de ajudar a reduzir a inadimplência.
Se você usar um sistema, é legal automatizar um envio de e-mail/mensagem avisando o vencimento, valor, número de parcelas. Este é um recurso que dificulta o esquecimento dos clientes, e em uma necessidade também pode ser feito manualmente via e-mail ou Whatsapp, por exemplo.
#3 Negociação com clientes.
Muitas vezes, quando o parcelamento de pagamento é muito longo, podem aparecer situações em que será necessário negociar com o cliente – ou por mudança de forma de pagamento, ou reparcelamento da dívida – e é interessante que toda negociação seja boa para ambas as partes, considerando informações sobre o produto/serviço, pagamentos realizados até o momento, etc.
Além disso, pode ser necessário negociar de pagamentos com clientes inadimplentes, sendo tanto nas formas de pagamento ou nos valores. Para realizar isso, é legal ser bem confiante e sempre pensar no ganho para os dois lados, ajudando a empresa a receber e o cliente a se organizar melhor financeiramente.
#4 Ter mais que uma forma de recebimento.
É interessante que exista pelo menos duas formas de recebimentos dentro da empresa. Geralmente o boleto é a forma padrão, porém receber via cartão de crédito é bem interessante para o controle e garantia de recebimento.
Quanto mais opções, mais fácil a compra e pagamento do cliente. Receber via cartão também dificulta muito a inadimplência dos clientes. Caso tenha algum problema com o cartão, na maioria das vezes o cliente já sabe o motivo e como irá resolver.
#5 Trabalhe intensivamente com os inadimplentes.
Se o cliente atrasou o pagamento, a melhor solução é cobrar, cobrar e cobrar até que ele pague. Muitas pessoas não gostam de fazer essa função, mas ela faz parte do processo de contas a receber, e é super importante.
Muitas vezes o cliente apenas esquece de pagar por falta de organização financeira, e a cobrança ajuda nessa lembrança. Nesse momento também vale a negociação com cliente, permitindo a adequação do pagamento.
É interessante reforçar que o controle do processo de contas a receber vai variar de acordo com o tamanho da empresa, número de clientes e com a atenção, tempo e organização com que se dá ao processo.
Para um controle bem mais produtivo, é interessante que mês a mês seja feito o controle preventivo, observando toda a carteira de clientes, se os boletos estão registrados, se as notas fiscais foram emitidas etc. Outra coisa muito interessante é que com o tempo começamos conhecer melhor os nossos clientes e as atitudes deles, o que nos ajuda a prever quais podem ficar inadimplentes e quais são os bons pagadores.
Controlar todo o processo de contas a receber é muito mais que apenas emitir boletos e realizar cobranças. É gerir com carinho uma área fundamental para uma empresa. É estar disposto a fazer o melhor para trazer recursos que possibilitam o pagamento de despesas e contribuir para a gestão e tomada de decisão da empresa.
