Simples, mas muito eficaz!
Uma das inspirações para este artigo foi o livro do autor Atul Gawande – “Check list: Como fazer as coisas benfeitas”. De imediato, Atul foca em demonstrar como o Checklist pode ser eficaz em sua área de atuação: procedimentos clínicos e cirúrgicos.
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O autor comenta sobre como a área médica está cada vez mais focada na “superespecialização”. Atul até brinca ao falar que existem os médicos especialistas em orelha direita e outros na orelha esquerda. Ainda assim, as falhas em operações médicas não param de ocorrer devido à não execução de uma tarefa fundamental.
Segundo estatística do livro cerca de 150 mil pessoas morrem por ano em decorrência de cirurgias, sendo que pelo menos a metade das mortes e complicações são totalmente evitáveis.
O Checklist X A falibilidade humana
Gawande cita no livro:
Em ambientes complexos os profissionais enfrentam duas dificuldades:
Uma delas é a falibilidade da memória e da atenção humana. A outra, igualmente traiçoeira, surge quando as pessoas enganam a si mesmas achando que podem suprimir passos, mesmo quando se lembram deles.
Este é um dos princípios defendidos pelo autor: a falibilidade humana. Acho louvável aquelas pessoas que conseguem guardar diversas informações em sua memória, mas como todos sabem nem todos possuem está habilidade.
A Lista de Verificação serve como um suporte importantíssimo diante da falibilidade da nossa memória em decorrência das tarefas operacionais. O Checklist pode auxiliar sua equipe de trabalho na execução das tarefas certas da maneira certa. Retrabalhos e erros evitados alavancam a produtividade de sua equipe e aumentam a otimização dos processos de sua organização.
Quando utilizar uma lista de verificação (checklist)?
A lista de Verificação pode ser utilizada em diversas ocasiões, como:
- Verificar se todos os utensílios e componentes foram adicionados ao produto final;
- Verificar a chegada dos lotes de matéria prima em um setor logístico;
- Na construção civil pode ser útil com a execução dos serviços e materiais que devem contemplar uma obra.
Entre um dos ramos que utilizam o checklist para quase tudo, é o da aviação. O piloto tem um para decolagem, um para caso de uma das turbinas falharem, para o momento do pouso e entre outros.
Também pode ser utilizado na implementação de um sistema de gestão como a ISO 9001, com uma lista de verificação fica muito fácil identificar se todos os requisitos foram atendidos e o como isto ocorreu.
Bom…. Esta ferramenta pode ser utilizada em muitas situações, o importante é definir cada item a ser checado.
Como fazer um Checklist?
Vamos para a prática de como fazer!
#1º passo: Defina o que precisa ser verificado
Apesar de óbvio, muitos se enganam na hora de elaborar a lista de verificação. Por isso é importante definir o que deve ser enxergado e os porquês de desenvolver o Checklist, ou seja tenha claro em mente o objetivo e importância da ferramenta.
#2º passo: Defina a frequência de utilização
Nesta etapa é essencial definir quais são os momentos que a lista de verificação deverá ser utilizada. Existem prestadores de serviço que após a realização do seu trabalho utilizam o checklist para demonstrar ao cliente que todas atividades foram executadas. Além disso, colocam um campo de assinatura onde o cliente valida a lista para demonstrar que tudo que foi entregue conforme o combinado.
#3º passo: Defina quem irá utilizar
Tenha bem definido quem são os responsáveis por utilizar o Checklist. Com a definição dos responsáveis aplique um treinamento demonstrando como utilizar e a importância. Aplicar esta ferramenta pode exigir uma mudança de cultura, uma vez que no começo alguns colaboradores podem menosprezá-la.
#4º passo: Defina os itens a serem verificados
Este é o momento de definir quais os itens precisam ser checados para constatar se um serviço, produto, processo ou atividade foi plenamente cumprido de acordo com as especificações. Por isso, peça ajuda do colaborador que utilizará a ferramenta, pois eles já possuem o conhecimento e a experiência necessárias para auxiliar na definição do conteúdo da lista.
#5º passo: Teste a lista
Antes de utilizar a lista, peça para alguns colaboradores, que irão utilizar está ferramenta, realizem alguns testes para certificar que o instrumento está validado ou se é necessário alterar alguma coisa. Normalmente, durante o teste sempre surgem dúvidas e sugestões de melhoria.
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Checklist é bem mais que um simples registro!
Para finalizar Gawande passa um ensinamento que eu considero muito importante, que é: o checklist “não visa produzir registros”.
Um Sistema de Gestão assim como as ferramentas que foram adotadas na implementação fazem parte de um organismo vivo, que compreendem bem mais que um conjunto de documentos e papéis que servem apenas para atendimento de um requisito.
Sendo assim, se a sua organização visa utilizar uma lista de verificação, entenda que ela deve ser bem mais do que um papel ou um simples documento. Por outro lado enxergue esta ferramenta da qualidade como algo vivo que deve ser alimentado rotineiramente, a fim de extrair o melhor resultado possível.
