O que é Fluxograma de Processos?

O fluxograma de processos é uma representação gráfica que descreve os passos e etapas sequenciais de um determinado processo. Muitos estudiosos emplacam o fluxograma na lista das ferramentas da qualidade.

Esta ferramenta pode ser utilizada para abordar os processos de qualquer organização. É claro que existem outros instrumentos que atendem as mesmas especificações, – a Templum tem uma forma peculiar de elaborar o mapeamento de processos – entretanto o foco deste texto é abordar as funcionalidades do fluxograma.

Por meio de figuras geométricas e outros elementos similares, um fluxograma quando bem elaborado consegue simplificar o fluxo de informações, o fluxo das atividades e entre outros elementos que compõem cada tipo de processo em uma organização.

As principais funções do fluxograma de processos são:

  • Melhorar a compreensão dos processos e como eles estão interligados;
  • Mostrar como as atividades e rotinas de trabalho são desenvolvidas na organização;
  • Identificar problemas e gargalos que geram desperdícios e retrabalhos.

Quais são os principais símbolos utilizados para elaborar um fluxograma de processos?

Quais são os tipos de fluxograma de processos mais utilizados?

Os dois fluxogramas mais conhecidos são: Fluxograma de Processos Linear e o Fluxograma Funcional.

Fluxograma de Processos Linear

O Fluxograma de processos Linear é um diagrama que exibe a sequência de trabalho com o acréscimo dos pontos de decisão durante o fluxo. Sua abrangência pode auxiliar os processos na identificação de gargalos, retrabalhos e redundâncias nos processos. Geralmente é utilizado para explicar o funcionamento de determinada tarefa.

Veja o exemplo simplificado de um fluxograma Linear. Este modelo descreve um processo de vendas em uma loja de shopping center.

Fluxograma de processos Funcional

O Fluxograma de processos Funcional é um diagrama que divide os processos entre as áreas e departamentos. Sua funcionalidade é essencial para o processo que engloba diferentes atividades mas que representam um único fluxo de entrada e saída. É ótimo para integrar as diferentes pessoas que são responsáveis pelos processos e como elas interagem.

Confira um exemplo de fluxograma de processos Funcional.

Como fazer um fluxograma de processos?

Um fluxograma de processos, essencialmente, estabelece uma relação de início, meio e fim. O início são as entradas necessária para dar um “start” no processo. O meio é o processo em si, ou seja as atividades a serem realizadas para alcançar os objetivos estabelecidos. O fim é representado pelas saídas do processo, isto é os resultados esperados com as atividades executadas.

Apesar de termos citados apenas 8 símbolos, vale destacar que existem muitos outros que também podem ser utilizados. Entretanto, um fluxograma com muitos símbolos podem deixar a leitura e análise do diagrama altamente complexa.

Outra etapa fundamental antes de iniciar qualquer fluxograma é fazer um estudo prévio de todos os processos existentes na organização, pois sem entender a inter-relação entre eles, pode ser que o fluxograma fique confuso e sem objetividade, tornando-se mais um documento sem nenhuma funcionalidade.

Como já foi dito, o fluxograma detalha o funcionamento de um processo, por isso é importante um planejamento antes de definir quais serão os processos em que serão desenhados e principalmente a sequência existente entre eles.

Como analisar um fluxograma de processos?

Sem uma análise no processo desenhado, o fluxograma é apenas mais um documento sem nenhuma utilidade. Todo fluxograma precisa ser avaliado criticamente para que os objetivos deles, ditos anteriormente, sejam plenamente alcançados.

Segundo Peinado e Graeml (2007) uma técnica eficaz é fazer perguntas para cada etapa desenhada. Veja o exemplo a seguir desenvolvido pelos autores.

Fonte: GRAEML e PEINADO, 2007.

Quais são os softwares existentes para elaboração de um fluxograma de processos?

Para finalizar, confira alguns softwares que podem ser utilizados para elabora um fluxograma de processos:

Microsoft Excel

Apesar de não ser a sua principal atribuição, o Excel apresenta algumas funcionalidades que servem para desenvolver um fluxograma de processos. No campo de “ilustrações” conseguimos localizar todas as formas necessárias para elaborar um fluxograma, além disso podemos escolher a opção “SmartArt” e escolher os elementos gráficos de processos para desenvolver um fluxograma.

DIA  

Diferente do Excel, o DIA é um software específico para elaboração de fluxogramas, esquemas de circuitos e diagramas de rede. O mais importante é que ele é gratuito e existe uma versão totalmente em português. Existem todos tipos de símbolos necessários para criação de um fluxograma e você pode exportar para diversos formatos, como XML, UML, SVG, PNG, JPEG e EPS.

Para fazer o download do DIA, acesse o link: http://dia-installer.de/

Microsoft Visio

O Visio é o principal software para elaboração de fluxogramas. Diferente do DIA, ele é pago. Esta ferramenta fornece recursos visuais e práticos que facilitam e flexibilizam o desenho de fluxograma de processos. Ele está disponível em duas versões: Standard e Professional, sendo que a “Professional” oferece recursos automatizados para elaboração de fluxos mais avançados.

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

PEINADO, Jurandir; GREML, Alexandre Reis. Administração da Produção (Operações Industriais e de Serviços). Curitiba: UnicenP, 2007.

Guilherme Alonço

Guilherme Alonço

Conteudista da Templum Consultoria Ilimitada e apaixonado por assuntos e notícias que englobam o mundo dos negócios. Formado em Administração de Empresas pelo Centro Universitário Unitoledo e Mestre em Administração de Empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie.
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4 respostas
    • Guilherme Alonço
      Guilherme Alonço says:

      Olá Udini, tudo bem?

      O recomendável é que seja utilizado a nomenclatura indicada no texto, mas não vejo problema em você utilizar o símbolo da maneira que você está especificando, o importante é que o fluxograma fique claro e de boa compreensão para quem irá utilizar a ferramenta.

      Atenciosamente,
      Guilherme Alonço

      Responder

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