ISO 9001: os maiores desafios da implementação

Os primeiros passos da implementação ISO 9001

O primeiro a ser superado, é a criação dos documentos. É necessário redigir a política e os objetivos da qualidade, missão da empresa, o manual de gestão da qualidade, procedimentos de trabalho e instruções técnicas próprias do produto ou serviço.

Em alguns casos apenas ler esses itens já causa certo desconforto e a necessidade de produzi-los pode assustar um pouco o(s) colaborador(es) responsável(eis) por este trabalho, porém, como diz o ditado, a prática leva à perfeição.

Com um modelo em mãos (que a empresa implementadora pode fornecer) e após a produção do primeiro documento, os outros ficarão mais fáceis. Desta forma, além do colaborador responsável pela documentação ISO 9001 se sentir motivado, a evolução do processo irá despertar o interesse dos demais funcionários da organização, mesmo os que não estão envolvidos na obtenção da certificação ISO 9001.

Acredite, a auditoria da ISO 9001 não é um bicho de sete cabeças

Outra dificuldade enfrentada pelas organizações é a expectativa quanto à auditoria. Pode parecer incomum, mas muitas pessoas ficam ansiosas, principalmente por boatos e conversas com conhecidos, que dizem que os auditores são verdadeiros “carrascos”.

Não é verdade, entretanto, a insegurança toma conta do colaborador, por mais experiente que seja e isto pode vir a atrapalhar o andamento do processo.

Para contornar este problema, as empresas que realizam a implementação da ISO 9001 fazem a pré-auditoria, que visa identificar possíveis erros e que também tem o efeito psicológico, ao mostrar aos colaboradores, que a auditoria para obtenção do certificado não é um bicho de sete cabeças.

O envolvimento das pessoas no processo

O envolvimento das pessoas da organização é o principal percalço para se conseguir o certificado ISO 9001. Isso porque é da natureza humana algum temor quando mudanças estão a caminho. Em uma empresa, somente a notícia do processo de implementação já pode gerar desconfiança e boatos sobre demissões e questões sobre a saúde financeira da companhia.

Por isso, cabe à alta direção manter uma comunicação eficiente com os colaboradores sobre essa grande decisão: a implementação da ISO 9001. Explicar os benefícios, a necessidade de colaboração mútua e até enumerar os desafios que serão enfrentados pode ajudar a criar um clima melhor durante o processo.

O impacto das documentações

A obtenção do selo ISO 9001 é apenas a ponta do iceberg quando se trata de Gestão da Qualidade. Para uma organização que tem entre seus elementos a melhoria contínua, é primordial que se pense em longo prazo e exista a consciência de que o impacto inicial com as questões de certificação e documentação é a principal barreira. Esta é a que tornará o trabalho de todos mais fácil no decorrer do processo.

Com a conquista da certificação ISO 9001, elementos da cultura organizacional serão mudados. As mais radicais serão a busca pela excelência na prestação de serviços/fabricação dos produtos e a implantação da melhoria contínua. A organização agora não irá mais tolerar trabalhos feitos de qualquer jeito e fará as mudanças necessárias sempre que houver a possibilidade de melhoria no produto, serviço ou processo.

E isso pode acarretar toda uma série de mudanças para os colaboradores.

É necessário treiná-los nas novas funções, deixá-los a par das alterações nos modos de pensar e agir da organização, além de conscientizá-los que a ação de cada um será essencial para que as mudanças sejam produtivas e tragam benefícios à organização”

É bom lembrar que o objetivo final deste conjunto de ações é garantir a satisfação dos clientes.

Aversão à mudanças

Vale lembrar que as mudanças são para todas as hierarquias da organização. Desmotivação, falta de compromisso e aversão à mudanças são comuns desde o profissional do chão de fábrica ao mais alto executivo.

Para gerentes e supervisores, será necessária uma adaptação ao aumento do trabalho intelectual, já que terá de lidar com os formulários e tabelas que serão agregados à rotina.

O principal objetivo é que a mudança ocorra e que todos os colaboradores se sintam à vontade na nova organização em que irão trabalhar. Desta forma, todos saem ganhando: clientes, fornecedores, funcionários e a organização em si”