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Melhoria contínua: processo gradual ou de ruptura?

melhoria

Se ao ler o título deste post a primeira resposta que surgiu em sua mente foi “depende!”, você acertou a resposta.

Ao implementar a ISO 9001 é possível em alguns momentos os gestores e responsáveis pelo processo se deparem com alguns requisitos exigidos que representam uma mudança significativa em algum procedimento da empresa. Contudo, há ocasiões nas quais a mudança representa uma melhoria gradual, ou melhor, uma alteração em menores escalas.

O importante é mudar sempre!

Existem muitos motivos para implementar um SGQ, no entanto, o mais significativo é desfrutar das melhorias que determinado sistema pode proporcionar.

Quem adota um SGQ, consequentemente, adota um processo de melhoria contínua, que em alguns momentos gera mudanças radicais ou de ruptura, em outros, mudanças graduais.

Antes de qualquer explicação sobre os tipos de melhorias existentes e seus benefícios e malefícios, vale destacar que tanto um processo de mudança gradual, como o de ruptura partem das necessidades internas ou externas de qualquer tipo de instituição, em outras palavras as necessidades são um start para iniciar um processo de melhoria em uma empresa.

Mudança gradual:

Uma mudança gradual pode ser caracterizada da seguinte maneira: imagine um determinado empresário que, antes de se deparar com um problema iminente na sua linha produtiva, propõe ações de melhoria antecipadamente, treinando seu pessoal, adquirindo novos equipamentos, entre muitas outras atitudes consideradas menores, mas que causam um grande impacto no futuro. Logo, quando o problema aparecer, ele vai estar pronto para enfrentá-lo, sem maiores dificuldades.

Este pequeno exercício de imaginação ilustra o caso de uma melhoria contínua como um processo de mudança gradual.

Mudanças graduais podem ocorrer . Os inputs são diversificados. Do ponto de vista interno, pode ser o atendimento de uma necessidade da equipe de trabalho, a fim de alcançar o melhor desempenho dos colaboradores. Externamente, uma legislação que vai impactar diretamente os produtos de uma organização também é um input importantíssimo para iniciar um processo de mudança gradual.

Um treinamento, um investimento em novos equipamentos de trabalho e uma avaliação de processo são exemplos de ações que podem alterar o cenário de qualquer organização. Basta se atentar para os acontecimentos diários da empresa.

Estes tipos de melhoria são aceitos com mais facilidade pelos colaboradores internos e externos. Isto se dá pelo esforço constante e rotineiro de propor soluções menos complexas e facilmente aplicáveis. São ótimas para alcançar objetivos de longo prazo, devido ao tempo de planejamento e execução diante das exigências organizacionais.

Em contrapartida, nem sempre as demandas de uma empresa são atendidas a longo prazo. Há carências de curto prazo que obrigam uma resposta imediata dos gestores, neste caso deve-se buscar respostas pontuais para estes fins, invalidando assim todo processo de melhoria contínua baseado em mudanças graduais.

Ruptura:

A melhoria contínua baseada em processo de ruptura constitui uma alteração radical nos produtos, nos processos, nos serviços e na forma de gerenciar a empresa como um todo. Uma ruptura baseia-se na substituição do que é obsoleto e antigo por algo totalmente diferente, em alguns casos inovador.

Mudanças no comportamento do cliente, da concorrência, das tendências de mercado, entre outras podem criar a oportunidade de em processos antigos e obsoletos de determinado negócio, ou seja, existem vários inputs, nos quais forçam a melhoria contínua baseada em ruptura.

Assim como a mudança gradual, a de ruptura também apresentam motivos internos e externos que despertam o processo de melhoria.

Um motivo interno pode ser a necessidade da implantação de um novo software de gestão. Na maioria das vezes, estes novos softwares alteram toda forma de trabalhar da equipe de trabalho. Por outro lado, um motivo externo poderia ser a descoberta de uma nova matéria prima que desse um avanço significativo na qualidade de certo produto da organização.

Existem muitos exemplos de novos modelos de negócios, classificados como inovadores, que causaram uma mudança radical em todo mercado a sua volta. Um exemplo, apesar de controverso, é o Uber. A empresa revolucionou a forma de oferecer serviços de transporte de passageiros em muitos lugares do mundo.

Todo impacto causado pelo Uber nos serviços de mobilidade urbana tem gerado uma ruptura nas empresas que também atuam neste tipo de negócio (quem dirá os taxistas). As polêmicas que o Uber gerou devido as legislações e regulações existentes são discussões importantes, porém não é ponto de destaque deste texto. Os concorrentes do Uber deveriam observar a ruptura que o serviço oferecido causou, e, com isso, rapidamente iniciar um modo de se adaptar ou superar este empreendimento.

A melhoria contínua como processo de ruptura é fundamental para projetos de curto prazo, nos quais devem apresentar um começo, meio e fim.

Como citado anteriormente, rupturas são causadas por demandas que mudam a forma de trabalhar de toda a organização, por isso exigem prazos determinados para se iniciar e terminar o processo.

Vale comentar que as rupturas causam desconfortos, isto ocorre, pois as melhorias podem alterar rotinas de trabalho, estruturas organizacionais e formas de gerir um negócio como um todo.

Melhorias não ocorrem do acaso!

Assim como a própria nomenclatura sugere, a melhoria contínua apresenta a ideia de algo dinâmico e constante.

Qualquer processo de desenvolvimento e aplicação de novas alterações causam impactos significativos tanto nos indivíduos como na estrutura organizacional de uma empresa. Apesar da melhoria contínua indicar um caminho de ganhos significativos para uma organização, a sua aplicabilidade e a forma de condução pode ser um perigo se não for bem gerenciada.

Um estudo recente¹ identificou alguns fatores que influenciam a sustentação dos resultados em processos de melhoria contínua, entre eles destacaremos os seguintes:

  • Alinhar o processo de melhoria com a estratégia da organização – o planejamento estratégico deve apresentar claramente as formas de condução e os objetivos dos processos de melhoria contínua;
  • Estruturar a comunicação entre todos os envolvidos no processo – uma boa comunicação entre os participantes, sem sombra de dúvida, é um dos aspectos fundamentais para o bom andamento do projeto (no blog existe um texto que orienta o desenvolvimento de uma comunicação eficaz);
  • Incentivar o trabalho colaborativo através do aprendizado mútuo entre as partes – implementar um programa de melhoria fomenta a busca de novos conhecimentos e habilidades, deste jeito a equipe de trabalho deve possuir como lema o trabalho colaborativo, no qual todos devem estar comprometidos em ajudar um ao outro, com a intenção de alcançar um objetivo comum;
  • Capacitar constantemente os indivíduos chave no programa – todo processo de melhoria contínua envolve o levantamento de pessoas responsáveis como elementos chave na gestão destes programas, por isso os mesmos precisam ser capacitados para poderem passar os direcionamentos necessários para todos os colaboradores.

Os desafios para qualquer tipo de melhoria são constantes, mas não se assuste com os desafios. As conquistas geradas nestas ações de mudança promovem o crescimento da organização perante o seu mercado de atuação.

Gostou do texto? Nós da Templum Consultoria Ilimitada gostaríamos de nos colocar à disposição caso haja qualquer dúvida. Conte conosco!

 


¹ JUNIOR, Roberto Jorge; DA SILVA, Dirceu; JUNIOR, Roque Rabechini. Avaliação de Fatores e Variáveis que Influenciam a Sustentação de Programas de Melhoria Contínua na Visão de Especialistas. Iberoamerican Journal of Strategic Management (IJSM), v. 15, n. 3, p. 88-101, 2016.

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