Controle de documentos

A ISO 9001 menciona que os documentos devem ser legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis, para atender a estes requisitos as organizações devem utilizar uma sistemática de gerenciamento de documentos, a qual for mais apropriada, algumas organizações utilizam softwares que gerenciam estes documentos, outras utilizam planilhas em excel, a forma que for estabelecida deve garantir que os documentos emitidos pelo SGQ estejam atendendo ao requisito da norma.

Dica de leitura: Como fica o controle de documentos na nova versão da ISO 9001?

Dicas para emissão e controle de documentos

Processo de aprovação:

Antes de ser disponibilizado o documento deve ser aprovado. Esta aprovação deve ser feita por uma pessoa que tenha responsabilidade ou autoridade para tal. A aprovação deve ser feita de próprio punho através de assinatura ou se eletrônica deve ser por intermédio de senha de acesso.

Processo de análise crítica, atualização e reprovação:

Depois da emissão de um documento, deve ser atribuído uma data de validade, passando o período, o mesmo deve ser analisado para levantar necessidade de revisão e submetido novamente a aprovação.

Processo de controle de revisões:

Cada alteração realizada no documento deve ser registrada no campo revisão. Em alguns casos pode ser observado o campo mencionado o que foi alterado na nova revisão.

Procedimento que garanta que a versão mais atual esteja disponível:

A cada nova revisão,  o responsável deverá ir em cada local onde se encontra o documento e substituí-lo, cabe lembrar que se a cópia antiga não for encontrada , uma não conformidade deve ser registrada. As cópias devem ter um carimbo de “cópia controlada” (se assim estiver descrito no manual da qualidade).

Procedimento para manter os documentos legíveis e identificáveis:

Quando eletrônico não existe esta preocupação, mas para cópias físicas deve se adotar uma rotina que garanta as substituições das cópias danificadas.

Procedimento para controlar documentos de origem externa:

Deve ser estabelecido e adotado para consultar o emissor periodicamente e conferir se a cópia esta na versão atual.

Procedimento para evitar o uso de documentos que não estejam em vigor:

Deve se garantir que o documento revisados, suas cópias sejam destruídas, caso seja necessário utilização de um documento antigo, é prudente que este esteja com carimbo de “Cancelado” ou “Obsoleto”.

Quer ter um entendimento completo da ISO 9001:2015, conheça o curso de Entendimento ISO 9001:2015 na Prática.

A importância do controle de documentos

Um dos documentos mais importantes do SGQ é o procedimento “controle de informação documentada“, pois este vai permitir que outros procedimentos sejam elaborados seguindo a sistemática definida nele.

Este procedimento define metodologias de elaboração, aprovação, identificação, distribuição, fácil identificação e guarda dos documentos. Estes padrões garantem que os documentos sejam analisados, emitidos, alterados, aprovados ou re(a)provados sob condições controladas, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos.

Segue algumas definições para melhor entendimento do controle de documentos:

• Manuais – determinante de metodologias e definidor de parâmetros para a organização.
• Documentos – são compostos por procedimentos e instruções de trabalho.
• Documentos externos – são documentos gerados e fornecidos por elementos externos à organização e sobre os quais a empresa geralmente não tem autonomia para alterar. Como por exemplo:  um certificado de matéria prima, uma norma internacional, entre outros.
• Formulários – esqueletos para preenchimento de dados para coleta e concentração de informações.
• Registros – são formulários preenchidos. São eles que evidenciam uma série de acontecimentos dos processos e de eventos importantes para a qualidade, por isso são tratados de forma diferente. Eles possuem informações relevantes, histórico do processo, etc.
• Lista mestra de documentos – relação que identifica todos os documentos. Tipo um índice.
• Documentação – conjunto de documentos, que pode ou não conter registros, especificações, procedimentos, instruções de trabalho.
• Cópia controlada – cópia com a revisão mais atualizada.
• Cópia não controlada – cópia com revisão mais atualizada no momento de sua emissão. Por exemplo: quando um diretor pede um documento pra levar pra fora da instituição, você não pode responder pelo controle daquele documento.
• Cópia obsoleta – cópia com revisão desatualizada, que deve ser disposta de alguma forma.

Criação de novos documentos da empresa

A ISO 9001 é um SISTEMA DE GESTÃO, ou seja, é um conjunto de elementos inter-relacionados que permitem o gerenciamento dos processos e das atividades de uma organização.

Portanto, é fundamental que seus documentos também estejam relacionados e a criação desenfreada de documentos pode trazer um resultado diferente do esperado, que são atividades burocratizadas, engessadas e sem conexões com o sistema de gestão implementado.

É justamente por isso que o requisito 7.5 – Informação documentada indica que os documentos e registros devem ser analisados criticamente e aprovados em sua criação ou alteração.

Então, o que fazer para analisar a pertinência dos documentos que a empresa acredita que é necessário elaborar?

1. Fazer uma análise critica para verificar se realmente o documento é fundamental
2. Verificar quais áreas serão afetadas pelo novo documento
3. Analisar os documentos das áreas afetadas para verificar se o tema pode ser incluído no procedimento existente ou se realmente existe a necessidade de criação de um novo documento.
4. Após as analises acima, sendo mesmo necessária a criação de uma nova informação documentada, realizar a integração entre os procedimentos existentes e aplicar as sistemáticas aplicáveis ao Controle de informação documentada da empresa.

Portanto, gestor, vamos pensar bem antes de criar uma série de documentos que irá deixar seu sistema de gestão burocratizado. Esse não é o objetivo da ISO 9001! Os documentos do sistema de gestão da qualidade (SGQ) e seu  tratamento tem uma grande relevância para a obtenção da certificação, uma vez que o documento certo tem de estar no lugar certo quando solicitado pelos auditores.

Outros artigos sobre controle de documentos e registros (informação documentada):

• Série 9001 requisitos: 7.5 – Informação documentada
• Como fica o controle de documentos na nova versão da ISO 9001?

Nós temos inclusive, algumas sessões tira-duvidas sobre a nova versão da ISO 9001 que podem ser acessadas gratuitamente em nosso canal no Youtube e as principais duvidas eram:

• O que eu tenho que fazer com meus documentos?
• O que eu faço com o Manual da Qualidade?
• Tenho que mudar meus procedimentos?