Controle de documentos
A ISO 9001 menciona que os documentos devem ser legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis, para atender a estes requisitos as organizações devem utilizar uma sistemática de gerenciamento de documentos, a qual for mais apropriada, algumas organizações utilizam softwares que gerenciam estes documentos, outras utilizam planilhas em excel, a forma que for estabelecida deve garantir que os documentos emitidos pelo SGQ estejam atendendo ao requisito da norma.
Dica de leitura: Como fica o controle de documentos na nova versão da ISO 9001?
Dicas para emissão e controle de documentos
Processo de aprovação:
Antes de ser disponibilizado o documento deve ser aprovado. Esta aprovação deve ser feita por uma pessoa que tenha responsabilidade ou autoridade para tal. A aprovação deve ser feita de próprio punho através de assinatura ou se eletrônica deve ser por intermédio de senha de acesso.
Processo de análise crítica, atualização e reprovação:
Depois da emissão de um documento, deve ser atribuído uma data de validade, passando o período, o mesmo deve ser analisado para levantar necessidade de revisão e submetido novamente a aprovação.
Processo de controle de revisões:
Cada alteração realizada no documento deve ser registrada no campo revisão. Em alguns casos pode ser observado o campo mencionado o que foi alterado na nova revisão.
Procedimento que garanta que a versão mais atual esteja disponível:
A cada nova revisão, o responsável deverá ir em cada local onde se encontra o documento e substituí-lo, cabe lembrar que se a cópia antiga não for encontrada , uma não conformidade deve ser registrada. As cópias devem ter um carimbo de “cópia controlada” (se assim estiver descrito no manual da qualidade).
Procedimento para manter os documentos legíveis e identificáveis:
Quando eletrônico não existe esta preocupação, mas para cópias físicas deve se adotar uma rotina que garanta as substituições das cópias danificadas.
Procedimento para controlar documentos de origem externa:
Deve ser estabelecido e adotado para consultar o emissor periodicamente e conferir se a cópia esta na versão atual.
Procedimento para evitar o uso de documentos que não estejam em vigor:
Deve se garantir que o documento revisados, suas cópias sejam destruídas, caso seja necessário utilização de um documento antigo, é prudente que este esteja com carimbo de “Cancelado” ou “Obsoleto”.
Quer ter um entendimento completo da ISO 9001:2015, conheça o curso de Entendimento ISO 9001:2015 na Prática.
A importância do controle de documentos
Um dos documentos mais importantes do SGQ é o procedimento “controle de informação documentada“, pois este vai permitir que outros procedimentos sejam elaborados seguindo a sistemática definida nele.
Este procedimento define metodologias de elaboração, aprovação, identificação, distribuição, fácil identificação e guarda dos documentos. Estes padrões garantem que os documentos sejam analisados, emitidos, alterados, aprovados ou re(a)provados sob condições controladas, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos.
Segue algumas definições para melhor entendimento do controle de documentos:
- Manuais – determinante de metodologias e definidor de parâmetros para a organização.
- Documentos – são compostos por procedimentos e instruções de trabalho.
- Documentos externos – são documentos gerados e fornecidos por elementos externos à organização e sobre os quais a empresa geralmente não tem autonomia para alterar. Como por exemplo: um certificado de matéria prima, uma norma internacional, entre outros.
- Formulários – esqueletos para preenchimento de dados para coleta e concentração de informações.
- Registros – são formulários preenchidos. São eles que evidenciam uma série de acontecimentos dos processos e de eventos importantes para a qualidade, por isso são tratados de forma diferente. Eles possuem informações relevantes, histórico do processo, etc.
- Lista mestra de documentos – relação que identifica todos os documentos. Tipo um índice.
- Documentação – conjunto de documentos, que pode ou não conter registros, especificações, procedimentos, instruções de trabalho.
- Cópia controlada – cópia com a revisão mais atualizada.
- Cópia não controlada – cópia com revisão mais atualizada no momento de sua emissão. Por exemplo: quando um diretor pede um documento pra levar pra fora da instituição, você não pode responder pelo controle daquele documento.
- Cópia obsoleta – cópia com revisão desatualizada, que deve ser disposta de alguma forma.
Criação de novos documentos da empresa
A ISO 9001 é um SISTEMA DE GESTÃO, ou seja, é um conjunto de elementos inter-relacionados que permitem o gerenciamento dos processos e das atividades de uma organização.
Portanto, é fundamental que seus documentos também estejam relacionados e a criação desenfreada de documentos pode trazer um resultado diferente do esperado, que são atividades burocratizadas, engessadas e sem conexões com o sistema de gestão implementado.
É justamente por isso que o requisito 7.5 – Informação documentada indica que os documentos e registros devem ser analisados criticamente e aprovados em sua criação ou alteração.
Então, o que fazer para analisar a pertinência dos documentos que a empresa acredita que é necessário elaborar?
- Fazer uma análise critica para verificar se realmente o documento é fundamental
- Verificar quais áreas serão afetadas pelo novo documento
- Analisar os documentos das áreas afetadas para verificar se o tema pode ser incluído no procedimento existente ou se realmente existe a necessidade de criação de um novo documento.
- Após as analises acima, sendo mesmo necessária a criação de uma nova informação documentada, realizar a integração entre os procedimentos existentes e aplicar as sistemáticas aplicáveis ao Controle de informação documentada da empresa.
Portanto, gestor, vamos pensar bem antes de criar uma série de documentos que irá deixar seu sistema de gestão burocratizado. Esse não é o objetivo da ISO 9001! Os documentos do sistema de gestão da qualidade (SGQ) e seu tratamento tem uma grande relevância para a obtenção da certificação, uma vez que o documento certo tem de estar no lugar certo quando solicitado pelos auditores.
Outros artigos sobre controle de documentos e registros (informação documentada):
- Série 9001 requisitos: 7.5 – Informação documentada
- Como fica o controle de documentos na nova versão da ISO 9001?
Nós temos inclusive, algumas sessões tira-duvidas sobre a nova versão da ISO 9001 que podem ser acessadas gratuitamente em nosso canal no Youtube e as principais duvidas eram:
- O que eu tenho que fazer com meus documentos?
- O que eu faço com o Manual da Qualidade?
- Tenho que mudar meus procedimentos?
Boa tarde, tenho dúvida quanto a distribuição de fichas de registro. É necessário que seja cópia do documento original ou posso imprimir de arquivos de word?
Se for realizada a impressão diária de fichas para registro de informações, é necessário registrar em um controle de impressões?
Poderia me enviar o Procedimento de Controle de Documentos e de Controle de registros?
Obrigada!
Olá Letícia, seja bem vinda em nosso blog 😀
Vamos lá: a questão dos documentos da empresa, o que é certo ou errado está indicado em seu procedimento, por exemplo: eu posso falar aqui que na norma não existe nenhuma indicação sobre controle de impressão, mas se no seu procedimento tiver essa característica, deverá seguir o que está definido internamente e por isso eu não posso responder se está certo ou não.
O que eu garanto é que na norma, a indicação é que deve controlar a distribuição, mas como será realizado é a empresa quem decide.
Qualquer dúvida, por favor avisar.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Oi, Daniela!
Sou estagiária da gestão da qualidade há 3 meses e o antigo gerente do meu setor “reiniciou” as versões de todos os documentos internos relacionados à ISO. Gostaria de saber se isso é permitido.
Muito obrigada!!
Olá Laíssa, boa tarde!
Não é o recomendado pois perde o histórico do sistema de gestão, mas não posso dizer que é proibido sem entender o contexto em que isso foi realizado, por exemplo, não sei se a empresa está integrando um novo sistema de gestão ou ainda se a empresa por algum motivo perdeu o certificado e está iniciando uma nova certificação… Nesses casos citados seria aceitável zerar as revisões. O ideal é que tivessem uma empresa de consultoria que pudessem realizar o melhor aconselhamento sobre o manuseio desses documentos a fim de evitar complicações em auditorias.
Espero poder tê-la ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Olá Daniela,
Tenho na empresa o processo todo de codificação de documentos, porém não temos um sistema onde gerar tais códigos de forma continua e sequencial.
Você tem alguma dica de software ou até mesmo web para essa geração de códigos a serem rastreados em qualquer necessidade?
Olá Leonardo, seja bem vindo em nosso blog!
Nós utilizamos o recomendamos o Qualiex, que faz esse tipo de controle que você busca (http://www.forlogic.net/).
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Bom dia Daniela, tudo bem?
Por favor, uma dúvida, um registro com campos em branco pode ser considerado uma não conformidade para SGQ devido a ausência da informação?
Desde já grato pela atenção!
Olá Rodney, boa tarde!
Seja bem vindo em nosso blog!
Dependendo dos campos em branco, pode sim ser considerada uma NC.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Obrigada Daniela, gostei da apresentação no site e já pedi para entrarem em contato.
Muito obrigado.
Abs
Leonardo
Boa tarde,
Comecei a trabalhar em uma empresa que o responsável anterior pelo controle de documentos, criou diversas nomenclaturas para os mesmos tipos de documentos. A pergunta é, posso alterar os códigos existentes, para códigos uniformes (ex. POP, RG, FR) ?
Prezada Juliana,
Não existe nenhum tipo de obrigatoriedade dos códigos, então a identificação dos documentos deve seguir a forma como a empresa está mais confortável no controle dos seus documentos, sendo assim, a resposta é sim, você pode alterar os códigos, mas a questão é se vale a pena, caso estejam todos confortáveis com esse tipo de identificação, ok?!
Espero poder tê-la ajudado!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Daniela, bom dia!
Gostaria de tirar uma dúvida em relação a como arquivar documentos de origem externa.
No caso da empresa onde trabalho são notas fiscais de equipamentos, materiais e reagentes químicos, e no caso dos reagentes químicos os Certificados de Qualidade.
A dúvida é: pela ISO devo arquivar virtual ou fisicamente esses documentos? Qual o tempo para descarte desses documentos? No caso dos Certificados de Qualidade de Reagente posso descartá-los ao termino do regante??
Grata desde já!
Prezada Ana, bom dia! Seja bem vinda em nosso blog!
Antes de responder a sua duvida é importante ressaltar que a ISO 9001 indica o que a empresa deve fazer, nesse caso, que ela precisa controlar as informações documentadas, mas não indica como a empresa deve fazer esse controle. Então, especificamente no seu caso que se tratam de notas fiscais e certificados de qualidade, o controle dessas informações deve ser realizada levando em consideração o que indica na legislação, seja contábil, no caso das notas fiscais ou da RDC ou legislação específica do seu ramo de atuação no caso dos certificados dos reagentes. Se a legislação não indicar nenhum tratamento especial, a sua empresa pode definir a forma de arquivo, bem como tempo para descarte.
Espero poder tê-la ajudado!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Boa Tarde
Estou precisando realizar uma sistemática documentada para controlar a legislação aqui da empresa que trabalho. Você teria algum modelo para me auxiliar ? Desde já obrigado.
Olá Cleiton, seja bem vindo em nosso blog!
Nesse caso você deve seguir o que o seu procedimento controle de documentos indica sobre controle de documentos externos. O modelo mais fácil para esse controle é uma lista mestra dessas legislações.
Espero poder tê-lo ajudado!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Olá,
Por favor, pode informar se documentação de Manual de utilização de ferramentas (ERP), devem ser controlados pelo sistema da qualidade? Mesmo que não seja uma Instrução de trabalho e apenas um manual geral de utilização de ferramente e facilidades de uso para gerar a eficiência na entrada de dados?
Olá Camila,
Infelizmente, sem conhecer seu sistema de gestão, não consigo indicar se é um documento necessário de controle, mas para lhe ajudar no controle de documentos, sugiro a leitura do texto: https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos-na-iso-9001/ que pode esclarecer o caminho a ser utilizado para saber se um documento deve ser controlado ou não.
Espero poder tê-la ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Boa tarde!
Recebi uma não conformidade porque ficou evidenciado que o procedimento de controle de documentos e controle de registros possuem a mesma codificação, porém o conteúdo são diferentes. 2 documentos com o mesmo nome PS-001. Posso corrigir o nome do documento? Como resolvo essa NC?
Obrigado pela ajuda.
Olá Vinícius,
No procedimento controle de documentos você deve indicar os critérios que utiliza para identificar seus documentos e então seguir essa sistemática definida e realmente não deve manter 02 procedimentos com a mesma identificação, então nesse caso, deve sim mudar o código do documento.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Muito bom conteúdo. Parabéns!
Gostaria que me enviasse ,se possível, o Modelo de Procedimento de Controle de Documentos, Controle de registros e a Listra mestra de documentos
Olá Débora, bom dia!
Seja bem vinda em nosso blog. Fico feliz que tenha gostado do nosso texto, mas informo que trata-se de um texto da versão antiga da norma (ISO 9001:2008) e por isso, esses documentos citados não estão atualizados. Recomendo um novo texto para entender a mudança dos documentos na nova versão da norma: https://certificacaoiso.com.br/controle-de-documentos-na-iso-9001/
Espero poder tê-la ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Bom dia!
Ótimo blog e matérias! Parabéns!
Gostaria de saber o que é ETSE e ETMA para controle de documentos, mais precisamente sobre documento de especificação de produtos.
Muito obrigado!
Olá Leônidas, boa tarde!
Ficamos felizes que tenha gostado do nosso blog. Ele é feito com muito carinho para vocês.
ETSE e ETMA são as siglas para os documentos “Especificação Técnica de Serviços” e “Especificação Técnica de Materiais” e tratam-se de documentos utilizados na construção civil que indicam como os serviços da obra devem ser executados e inspecionados e no caso dos materiais, como eles devem ser recebidos, inspecionados e armazenados.
Espero poder tê-lo ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Ola boa tarde.
Gostaria de saber se e a norma eu devo guardar documentos obsoletos com revisões anteriores, tanto material físico como eletrônico.
Olá Flávia, tudo bem?
Ótima pergunta.
O recomendável é avaliar o prazo de retenção dos documentos.Todos os documentos possuem algum prazo de retenção.
Vale a ressalva para os documentos de ordem legal. Os mesmos possuem um prazo de retenção estabelecido por alguma legislação e até o seu método de descarte são definidos legalmente.
Agora as informações documentadas retidas em seu Sistema de Gestão devem seguir o prazo de retenção estabelecido e o obedecer o método definido para o descarte.
Posso ajudar em mais alguma questão?
Bom dia Daniela!
Parabéns pelo Blog, está me ajudando muito.
Estou com uma dúvida, devemos fazer cópia controlada de registros?
Boa Noite Daniela Albuquerque, quero parabenizá-la pelo blog , excelente , informações muito práticas e objetivas.que estão contribuindo muito para ampliar meus conhecimentos. Gostaria que me enviasse o modelo destes documentos se possível especialmente Modelo de Procedimento de Controle de Documentos 4.2.3 e Controle de registros 4.2.4. e a Listra mestra de documentos para o e-mail [email protected].
agradeço muitíssimo!!
att.
Eneida Neves
Olá Eneida!
Que bom que gosta do nosso blog! Assine as nossas atualizações e receba os novos artigos semanalmente.
O documento solicitado foi enviado para o seu e-mail. Espero poder tê-la ajudado!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Daniela parabéns, show esse blog.
Por gentileza, poderia me enviar os dois documentos: Modelo de Procedimento de Controle de Documentos 4.2.3 e Controle de registros 4.2.4.
[email protected]
Obrigado.
Helder Nascimento
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Olá Helder,
Fico muito feliz que gostou do nosso blog. Esse conteúdo é elaborado com muito carinho para vocês.
Os documentos solicitados foram enviados para o e-mail fornecido.
Espero poder tê-lo ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Boa tarde, Daniela;
Ótima definição sobre o assunto.
Controle de Documentos muitas vezes não é levado a serio por algumas pessoas e pode gerar grandes problemas.
Tenho uma questão e gostaria de saber se você conhece uma solução melhor que a usada por mim, hoje.
Trabalho em uma metalúrgica e preciso usar muitas normas de domínio publico (normas DIN, ABNT, ISO, etc., que estão especificadas junto a algum requisito do cliente).
Por serem normas externas de dominio publico, a sistemática aplicada hoje é, periodicamente entro no site da norma e vejo qual a revisão atual, assim consigo saber se este documento está em seu ultimo nivel ou não. Essa sistemática é muito trabalhosa e vamos concordar que é muito passível de erro.
Já me falaram que existem site que controlam tais normas mas nunca encontrei quem faz.
Você conhece esse processo e quem faz?
Você possui outra sistemática?
Obrigado;
Olá Ivan!
Entendo o seu problema e realmente essa sistemática é muito passível de falhas. A empresa Target é especialista nesse tipo de solução de controle de normas. Veja o que acha dessa solução!
Espero poder tê-lo ajudado!
Abraços,
Daniela Albuquerque
Boa tarde Daniela!
Muito obrigada pelo artigo e pelo blog – já estou seguindo. Também gostaria de, se possível, poder receber por email (indicado acima) os dois documentos: Modelo de Procedimento de Controle de Documentos 4.2.3 e Controle de registros 4.2.4.
Muito obrigada!
Olá Eva!
Que bom que gosta do nosso conteúdo! O modelo do documento foi enviado para o e-mail solicitado!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Olá Daniela
Será que você teria como me enviar um documento dos registros de não conformidade e sistemática de documentos externos
Fico grata e parabéns pelo blog
Joyce Morais
[email protected]
Olá Joyce,
Os documentos solicitados foram enviados para o e-mail indicado no comentário.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Olá Daniela Albuquerque! Meus parabéns pelo blog. Muito útil! Será que você poderia enviar pra mim o modelo de procedimento de Controle de Documentos 4.2.3 e outro de Controle de registros 4.2.4. Enviar para meu email.
[email protected] ou [email protected]
Preciso muito da sua ajuda. Grato.
Olá José Xavier!
Que bom que gosta do nosso blog. Ele é realizado com muito carinho para vocês.
O modelo do documento foi enviado no e-mail informado no comentário, porém já realizei o envio no padrão da versão 2015! Continue acompanhando o nosso blog e participe dos nossos seminários gratuitos! É uma ótima forma de continuar sempre atualizado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Olá Daniela Albuquerque! Meus parabéns pelo blog. Muito útil! Será que você poderia enviar pra mim o modelo de procedimento de Controle de Documentos e outro de Controle de registros. Enviar para meu email.
[email protected]
Obrigado,
Att,
Olá Felipe,
Ficamos muito felizes que tenha gostado do nosso blog!
Já fiz o envio do procedimento para o seu e-mail.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Daniela Albuquerque,
Primeiramente gostaria de parabenizar o Blog, me auxilia muito.
Gostaria de saber se se o controle de documentos externos possui e é necessario um campo de revisão? E se é necessário um campo para DATA CONFERÊNCIA /ATUAL e PROXIMA?
Tem como você me enviar um modelo de controle de documentos externos, um modelo de RNC e um procedimento de controle de veiculos?
Muitissimo obrigada!
boa tarde
Cristina
Olá Cristina,
Agradecemos pela contribuição e ficamos felizes por acompanhar nosso conteúdo!
Primeiramente referente a sua pergunta o campo de revisão não seria um campo obrigatório, pois sabemos que muito dos documentos externos não possuem uma revisão, mas recomendamos que defina uma sistemática de controle que garanta que o documento externo esteja vigente. Portanto a inclusão de uma data de conferência/atual e próxima pode ser uma das formas de gerenciar e garantir que o documento esteja vigente.
Existem documentos externos que embora não possua uma revisão possuem uma validação como exemplo um PPRA, licença ambiental entre outros. Nesses casos recomendamos incluir em seu controle a data de emissão e o prazo de validade do mesmo para que ações possam ser tomadas antes que percam sua validade.
Estarei lhe enviando os modelos via e-mail e qualquer dúvida estamos a disposição!
Atenciosamente,
Felippe André
Bom dia.
Primeiramente gostaria de parabenizar o Blog, muito bom.
A empresa que tem controle de registro definido, porem estamos com problemas em questão de tempo de retenção.
POR EXEMPLO
O doc x tem retenção e 1 ano, temos filiais que retemo o doc 1 ano vigente e outras retem o doc 1 ano vigente + 1 ano.
Existe uma regra? ou é definida pela empresa?
Agradeço desde ja.
Olá Roni!
Ficamos muito felizes que tenha gostado do nosso blog. Obrigada pela contribuição.
Em relação à sua dúvida: o controle de registros possui 02 situações diferentes:
1. Registros cujo tempo de armazenamento são definidos por lei. Nesse caso você deve seguir o tempo definido na legislação.
2. Registros da empresa que não possuem legislação específica. Nesse caso o tempo de retenção é definido segundo critérios da empresa ou ainda critérios de utilização do produto, ou seja… alguns registros em algumas situações podem necessitar o armazenamento durante a vida útil do produto a fim de manter a rastreabilidade de informações.
Nesse caso minha sugestão é que faça uma análise crítica do impacto que cada registro tenha no processo em que atua para definição do tempo de retenção necessário, ok?!
Espero que possamos tê-lo ajudado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Olá Daniela Albuquerque será que você poderia enviar pra mim o modelo de procedimento de Controle de Documentos e outro de Controle de registros. Enviar para meu email : [email protected]
Boa tarde Arley, tudo bom?
Estou lhe enviado um modelo de procedimento Controle de Documentos e Registros e espero que lhe ajude.
Qualquer dúvida estou a disposição!
Atenciosamente
Roberta Oliveira
Bom dia Daniela!
Você teria um modelo de controle de documentos de saúde e segurança do trabalho?Se puder nos ajudar, gentileza encaminhar para meu e-mail.
Bom dia Juliana,
Estarei lhe enviando via e-mail e qualquer dúvida estou a disposição!
Atenciosamente,
Roberta Oliveira
Parabéns pelo blog Templum !
Estou com uma dúvida. Deve-se controlar todos os documentos da empresa ou somente aqueles relacionados aos processos que impactam o produto ?
Desde já agradeço
Olá Daniela Albuquerque será que você poderia enviar pra mim o modelo de procedimento de Controle de Documentos e outro de Controle de registros. Enviar para meu email.
[email protected]
Obrigado,
Att,
Roberto Soares
Olá Roberto!
Já fiz o envio do documento em seu e-mail.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Boa tarde!
Parabéns pela qualidade das matérias deste blog.
Gostaria de saber se poderiam disponibilizar o modelo de procedimento de Controle de Documentos e outro de Controle de registros. Enviar para meu email.
Desde já agradeço,
Ana Maria
Olá Ana Maria!
Ficamos muito felizes por acompanhar o conteúdo do nosso blog.
Enviamos em seu e-mail o modelo solicitado.
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque