Fluxograma de Processo: o que é e como fazer passo a passo

Imagine que você precisa explicar um processo complexo para alguém que nunca o viu antes. Uma das melhores maneiras de fazer isso é usando um fluxograma de processo.

Esse recurso visual incrível permite que você represente graficamente todas as etapas e atividades envolvidas, tornando tudo mais claro e fácil de entender. Além disso, o fluxograma de processo ajuda a otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência.

Documentar e visualizar processos de forma clara é essencial para qualquer empresa ou projeto. Isso ajuda a garantir que todos os envolvidos estejam na mesma página, além de identificar possíveis gargalos e oportunidades de melhoria.

E é aí que entra o fluxograma de processo, uma ferramenta poderosa para mapear e comunicar processos de maneira eficiente.

O que é um Fluxograma de Processo

Um fluxograma de processo é uma representação gráfica de um processo, usando símbolos e formas para mostrar a sequência de atividades e decisões envolvidas. Ele é como um mapa visual que guia você através de todas as etapas, desde o início até o fim do processo.

O objetivo principal de um fluxograma é mostrar as etapas e atividades de um processo de forma lógica e de fácil compreensão. Ele quebra o processo em pedaços menores e mais gerenciáveis, permitindo que você veja claramente como tudo se conecta. Algumas das vantagens de usar um fluxograma de processo incluem:

• Facilita o entendimento do processo por todas as partes interessadas

• Ajuda a identificar problemas, gargalos e ineficiências

• Permite visualizar oportunidades de melhoria e otimização

• Os procedimentos documentados no fluxograma ajudam a promover comunicação clara e aumentar a eficiência

• Serve como base para treinamento e documentação do processo

Em resumo, um fluxograma é uma ferramenta valiosa para qualquer pessoa que queira entender, documentar ou melhorar um processo.

Tipos de Fluxograma de Processo

Existem diferentes tipos de fluxograma de processo, cada um com suas próprias características e aplicações. Alguns dos mais comuns são:

• Fluxograma linear: É o tipo mais simples, mostrando uma sequência linear de atividades do início ao fim. É útil para processos simples e diretos.

• Fluxograma funcional: Também conhecido como fluxograma de raias, ele divide o processo entre diferentes áreas, departamentos ou responsabilidades. É ótimo para mostrar como um processo flui entre diferentes partes de uma organização.

• Fluxograma de blocos: Usa blocos para representar atividades, com linhas e setas para mostrar o fluxo. É uma boa opção para processos com muitas decisões e caminhos alternativos.

• Fluxograma de produção industrial: Focado em processos de fabricação, mostrando o fluxo de materiais e as etapas de produção.

• Fluxograma administrativo: Voltado para processos administrativos e de negócios, como fluxo de documentos e aprovações.

Independentemente do tipo escolhido, o importante é que o fluxograma represente claramente o processo e atenda às necessidades de comunicação e análise. Os símbolos gráficos são essenciais para a compreensão e comunicação eficiente dos processos, pois permitem visualizar a sequência e interação das atividades de forma lógica.

Quais são os tipos de fluxograma de processo mais utilizados?

Os dois fluxogramas mais conhecidos são: Fluxograma Linear e o Fluxograma Funcional.

Fluxograma de Processos Linear

O Fluxograma de processos Linear é um diagrama que exibe a sequência de trabalho com o acréscimo dos pontos de decisão durante o fluxo.

Sua abrangência pode auxiliar os processos na identificação de gargalos, retrabalhos e redundâncias nos processos. Geralmente é utilizado para explicar o funcionamento de determinada tarefa.

Veja o exemplo simplificado de um fluxograma Linear. Este modelo descreve um processo de vendas em uma loja de shopping center.

Fluxograma de processo Funcional

O Fluxograma de processo Funcional é um diagrama que divide os processos entre as áreas e departamentos.

Sua funcionalidade é essencial para o processo que engloba diferentes atividades mas que representam um único fluxo de entrada e saída.

É ótimo para integrar as diferentes pessoas que são responsáveis pelos processos e como elas interagem.

Confira um exemplo de fluxograma de processos Funcional.

Simbologia do Fluxograma de Processo

Para criar um fluxograma de processo eficiente, é fundamental conhecer os símbolos usados e seus significados. Esses símbolos são padronizados, o que facilita a interpretação do fluxograma por diferentes pessoas.Alguns dos símbolos mais comuns são:

• Retângulo: Representa uma atividade ou etapa do processo.

• Losango: Indica um ponto de decisão, onde o fluxo pode seguir caminhos diferentes dependendo da resposta.

• Seta: Mostra a direção do fluxo, conectando as atividades.

• Círculo: Representa o início ou fim do processo.

• Documento: Indica a criação ou uso de um documento durante o processo.

• Banco de dados: Representa a consulta ou atualização de informações em um banco de dados.

Além desses, existem muitos outros símbolos que podem ser usados dependendo da complexidade e do tipo de processo sendo mapeado. O importante é usar os símbolos de forma consistente e fornecer uma legenda clara para facilitar a compreensão.

Como fazer um Fluxograma de Processo passo a passo

Agora que você já sabe o que é um fluxograma de processo e conhece os símbolos usados, vamos ver como criar um passo a passo. Seguir todos os passos é crucial para garantir uma representação visual simplificada dos procedimentos operacionais.

1. Defina o processo a ser mapeado e seu objetivo: Comece identificando qual processo você vai mapear e o que espera alcançar com isso. Tenha clareza sobre o escopo e os limites do processo.

2. Liste todas as atividades e etapas envolvidas: Faça um brainstorming e liste todas as atividades, etapas e decisões que fazem parte do processo. Não se preocupe com a ordem nesse momento, apenas levante tudo o que é relevante.

3. Identifique os responsáveis por cada atividade: Determine quem é responsável por executar cada atividade listada. Isso ajudará a entender melhor o fluxo e a identificar possíveis gargalos.

4. Desenhe o fluxograma usando os símbolos adequados: Com a lista de atividades e responsáveis em mãos, comece a desenhar o fluxograma. Use os símbolos corretos para cada tipo de elemento (atividade, decisão, documento, etc.) e conecte-os com setas para mostrar o fluxo. Comece pelo ponto de início e siga até o fim do processo.

5. Analise o fluxograma para identificar problemas e melhorias: Com o fluxograma pronto, é hora de analisá-lo criticamente. Procure por gargalos, atividades desnecessárias, loops infinitos e oportunidades de simplificação. Questione se o processo está eficiente e atendendo aos objetivos propostos.

Lembre-se de que o fluxograma é uma representação visual do processo, então capriche na organização e na clareza das informações. Use cores, legendas e notas explicativas se necessário para tornar tudo mais fácil de entender.

Como analisar um fluxograma de processo?

Sem uma análise no processo desenhado, o fluxograma é apenas mais um documento sem nenhuma utilidade. Todo fluxograma de processos precisa ser avaliado criticamente para que os objetivos deles, ditos anteriormente, sejam plenamente alcançados.

Segundo Peinado e Graeml (2007) uma técnica eficaz é fazer perguntas para cada etapa desenhada. Veja o exemplo a seguir desenvolvido pelos autores.

Dicas para um Fluxograma eficiente

Um fluxograma de processos, fundamentalmente, estabelece uma sequência lógica de início, meio e fim. O início compreende as entradas necessárias para iniciar o processo. O meio representa o processo em si, ou seja, as atividades que devem ser realizadas para alcançar os objetivos propostos. O fim é representado pelas saídas do processo, ou seja, os resultados esperados das atividades executadas.

Embora tenhamos mencionado apenas 8 símbolos, é importante salientar que há muitos outros que também podem ser utilizados. No entanto, um fluxograma com excesso de símbolos pode tornar a leitura e análise do diagrama muito complexa.

Adicionalmente, uma etapa crucial antes de iniciar a criação de qualquer fluxograma de processo é realizar um estudo prévio de todos os processos existentes na organização. Compreender a inter-relação entre eles é fundamental para evitar um fluxograma confuso e sem objetividade, que pode acabar se tornando um documento ineficaz.

Como mencionado anteriormente, o fluxograma detalha o funcionamento de um processo. Portanto, é essencial um planejamento cuidadoso antes de determinar quais processos serão representados e, principalmente, a sequência entre eles. Assim, você garantirá a criação de um fluxograma de processos eficiente e fácil de compreender.

Para garantir que seu fluxograma de processo seja realmente eficiente e útil, aqui vão algumas dicas:

• Envolva as pessoas que executam o processo: Ninguém conhece melhor o processo do que quem o executa no dia a dia. Envolva essas pessoas na criação do fluxograma, peça feedback e opiniões. Isso não apenas tornará o fluxograma mais preciso, como também aumentará a aceitação e o engajamento da equipe.

• Mantenha o fluxograma simples e objetivo: Não tente incluir cada mínimo detalhe no fluxograma, ou ele ficará confuso e difícil de seguir. Concentre-se nas etapas e decisões principais, e use notas explicativas para informações adicionais se necessário.

• Revise e atualize sempre que necessário: Processos mudam com o tempo, e seu fluxograma deve acompanhar essas mudanças. Revise periodicamente o fluxograma para garantir que ele ainda representa a realidade, e faça atualizações sempre que houver alterações no processo.

• Use o fluxograma como base para melhoria contínua: O fluxograma não é um fim em si mesmo, mas uma ferramenta para análise e melhoria do processo. Use-o para identificar oportunidades de otimização, eliminar gargalos e aumentar a eficiência. O fluxograma deve ser um ponto de partida para a melhoria contínua.

Conclusão

Neste artigo, vimos o que é um fluxograma de processo, para que ele serve e como criar um passo a passo.

Também exploramos os diferentes tipos de fluxograma, a simbologia utilizada e algumas dicas para tornar seu fluxograma mais eficiente.

Ficou claro que o fluxograma de processo é uma ferramenta valiosa para qualquer pessoa que queira entender, documentar e melhorar um processo. Ele torna o complexo mais simples, o confuso mais claro e o caótico mais organizado.

Mas lembre-se: o fluxograma não é uma solução mágica por si só. Ele é um ponto de partida para a análise e melhoria contínua dos processos.

Usar o fluxograma de forma proativa, envolvendo a equipe e buscando sempre oportunidades de otimização, é o que realmente fará a diferença.

Então, da próxima vez que você se deparar com um processo complexo ou confuso, lembre-se do poder do fluxograma de processo. Com ele em mãos, você estará pronto para mapear, entender e melhorar qualquer processo, um passo de cada vez.

Perguntas Frequentes sobre Fluxograma de Processo

O que é um fluxograma de processo?

Um fluxograma de processo é uma representação gráfica de um processo, usando símbolos e formas para mostrar a sequência de atividades e decisões envolvidas. Ele permite visualizar todas as etapas de um processo de forma clara e lógica.

Quais são os principais benefícios de usar um fluxograma de processo?

Alguns dos principais benefícios incluem: facilitar o entendimento do processo por todas as partes interessadas, identificar problemas e gargalos, visualizar oportunidades de melhoria, servir como base para treinamento e documentação do processo.

Quais são os tipos mais comuns de fluxograma de processo?

Os tipos mais comuns são: fluxograma linear (sequência simples de atividades), fluxograma funcional (divide o processo entre áreas ou departamentos), fluxograma de blocos (usa blocos para representar atividades), fluxograma de produção industrial e fluxograma administrativo.

Que símbolos são usados em um fluxograma de processo?

Alguns dos símbolos mais comuns são: retângulo (atividade), losango (decisão), seta (direção do fluxo), círculo (início/fim), documento (criação ou uso de um documento) e banco de dados (consulta ou atualização de informações).

Como criar um fluxograma de processo passo a passo?

Os passos básicos são: definir o processo e seu objetivo, listar todas as atividades e etapas envolvidas, identificar os responsáveis por cada atividade, desenhar o fluxograma usando os símbolos adequados e analisar o fluxograma para identificar problemas e melhorias.

Quais são algumas dicas para criar um fluxograma eficiente?

Algumas dicas importantes incluem: envolver as pessoas que executam o processo, manter o fluxograma simples e objetivo, revisar e atualizar o fluxograma sempre que necessário e usar o fluxograma como base para a melhoria contínua do processo.

O fluxograma de processo é útil apenas para processos de negócios?

Não, o fluxograma de processo pode ser usado para mapear e melhorar qualquer tipo de processo, desde processos industriais e de produção até processos administrativos, de atendimento ao cliente, de desenvolvimento de software, entre outros. Sua aplicação é ampla e versátil.

Bônus: Quais são os softwares existentes para elaboração de um fluxograma de processo?

Para finalizar, confira alguns softwares que podem ser utilizados para elaborar um fluxograma:

A tecnologia desses softwares pode ser adaptável e acessível para diferentes tipos de negócios.

Canva

O Canva é uma ferramenta de design gráfico online com diversos recursos, inclusive para criação de fluxogramas. Ideal para quem precisa de simplicidade. São diversos modelos já prontos que podem ser facilmente adaptados. A ferramenta é gratuita e está disponível também em português.

Quer saber mais sobre o Canva, clique aqui.

Microsoft Excel

Apesar de não ser a sua principal atribuição, o Excel apresenta algumas funcionalidades que servem para desenvolver um fluxograma de processos. No campo de “ilustrações” conseguimos localizar todas as formas necessárias para elaborar um fluxograma, além disso podemos escolher a opção “SmartArt” e escolher os elementos gráficos de processos para desenvolver um fluxograma.

DIA  

Diferente do Excel, o DIA é um software específico para elaboração de fluxogramas, esquemas de circuitos e diagramas de rede. O mais importante é que ele é gratuito e existe uma versão totalmente em português. Existem todos tipos de símbolos necessários para criação de um fluxograma e você pode exportar para diversos formatos, como XML, UML, SVG, PNG, JPEG e EPS.

Para fazer o download do DIA, acesse o link: https://dia-installer.de/

Microsoft Visio

Visio é o principal software para elaboração de fluxogramas. Diferente do DIA, ele é pago. Esta ferramenta fornece recursos visuais e práticos que facilitam e flexibilizam o desenho de fluxograma de processos. Ele está disponível em duas versões: Standard e Professional, sendo que a “Professional” oferece recursos automatizados para elaboração de fluxos mais avançados.