Desde os primórdios o homem se comunica, seja em desenhos nas paredes, seja apenas em falas ou seja de forma escrita. A comunicação sempre foi uma ferramenta indispensável no relacionamento interpessoal, e em uma empresa não é diferente.
A comunicação dentro de empresas é chamada de comunicação interna. Ela é responsável por alinhar os valores e objetivos da empresa com os funcionários, manter a equipe informada, direcionar o clima organizacional e ajudar no engajamento e motivação dos colaboradores.
Com um mercado cada vez mais competitivo e a concorrência acirrada, as empresas tem que achar um meio de se destacar, e é exatamente nesse ponto que entra a comunicação interna.
A melhor forma de criar uma diferenciação no mercado não é investindo exclusivamente em marketing e tecnologia, pois por mais sofisticados que sejam os softwares de uma organização, nada substitui a importância do ser humano dentro de um processo.
Ou seja, a melhor estratégia nesse caso é apostar em uma equipe alinhada e engajada, que “vestirá a camisa” na busca pelos objetivos da empresa. Afinal, se eu não estou conseguindo comunicar com clareza internamente, como está sendo minha comunicação com o cliente?
Como problemas na comunicação interna podem afetar seu escritório contábil?
Como dito acima, o mercado está cada vez mais competitivo, e no ambiente contábil não é diferente. Problemas de comunicação interna em escritórios contábeis podem custar caro. Sendo assim, comunicar-se de forma assertiva no ambiente interno – entre patrão e colaboradores – e no ambiente externo – entre escritório e clientes – é um fator essencial para ter sucesso.
Já se passou o tempo em que um contador ficava na sua sala isolado dentro da empresa. Agora, com uma rotina cada vez mais corrida, é indispensável manter uma comunicação efetiva com os demais funcionários. Isso porquê? Devemos levar em conta que um documento fora de ordem ou em outro lugar significa, no mínimo, perda de tempo, uma falha no processo significa retrabalho e um erro na entrega significa prejuízo.
Resumindo, uma comunicação interna é importante dentro do seu escritório pois além dos benefícios já citados acima, ela vai contribuir para:
Aumentar a transparência das operações:
Mais informação significa mais interação entre os setores, evitando operações indefinidas que podem prejudicar os resultados.
Aumentar o engajamento:
É comprovado que quando o ser humano entende o “por quê” das coisas ele faz, elas são realizadas com muito mais afinco e assumem mais decisões, o que já nos conecta com o próximo item.
Melhorar a tomada de decisões:
Quando eu tenho uma comunicação assertiva eu tenho dados e análises mais relevantes de cada setor, pois vai estar claro os processos de cada um, assim com esses dados eu consigo ter uma avaliação mais profunda para as tomadas de decisões.
Minimizar as chances de erro:
Uma das grandes queixas dos escritórios de contabilidade é a mão de obra desqualificada e consequentes erros nos processos. Bom, vamos pensar juntos: se está acontecendo algum erro no processo, para o qual essa mão de obra não esteja qualificada do jeito que eu quero, devo primeiro analisar se a comunicação para aquela pessoa está sendo efetiva e passada corretamente.
Um dos grandes erros é achar que o problema está diretamente ligado com quem executa, ao invés vez de analisar o processo como um “todo” e ver como ele está sendo comunicado. Sendo assim, comunicar-se de forma clara e objetiva com seus colaboradores minimiza, de forma expressiva, as chances de erros futuros.
Ajudar no crescimento:
Esse pode ser um benefício mais difícil de ser notado, mas é somente seguirmos o raciocínio, se eu diminuir as chances de erros, eu vou ter menos problemas, que significam mais oportunidades, mais oportunidades significam tomadas de decisões mais assertivas, que culminam em mais resultados, que leva, consequentemente a um crescimento.
E agora, o que fazer?
Vimos que se comunicar internamente faz grande diferença dentro de um escritório contábil, mas para ter uma comunicação integrada dentro do seu escritório, onde todos “falem a mesma língua” e assim evitar danos, é necessário que sua comunicação interna esteja bem afiada, e que converse com a visão, missão e valores da sua empresa, pois como eu vou querer meu funcionário seja um “patrocinador” do meu negócio se o que eu comunico não está alinhado com o que a empresa acredita.
Mas como tornar essa comunicação efetiva?
Bom, o primeiro passo é exatamente olhar internamente e analisar a situação atual. Nessa fase de análise verificamos o que vamos comunicar, em quais níveis vai ser comunicado e qual objetivo final da mensagem.
Em uma segunda fase é realizada a definição da comunicação, ou seja, qual a forma de se comunicar com cada público dentro da empresa! Vale lembrar que cada posição hierárquica tem a sua linguagem adequada.
Por fim, definimos os canais que vão ser usados para se realizar essa comunicação dentro do seu escritório. Dentre eles podemos citar: o mural, intranet, e-mail, jornal corporativo, etc.
Vale ressaltar que a padronização é um item importante durante a resolução de problemas da comunicação interna! Tudo que eu comunico dentro da empresa tem que estar alinhado com a minha identidade organização e com a minha comunicação externa. Por isso, é extremamente recomendável a criação de um manual de comunicação interna, que vai servir como estrutura base de todo processo.
Devemos levar em consideração que a implicação de medidas não vai adiantar, se for feita sozinha. É preciso ter seres humanos conduzindo o processo, pois são eles que vão fazer acontecer, ou seja, “vão colocar o carro para andar”.
Para finalizar, tenho um sugestão de leitura com 5 dicas indispensáveis para escritórios contábeis, assim vai ficar mais palpável a forma de estruturação do processo como um “todo”.
E você, já teve problemas de comunicação interna no seu escritório? Como foi resolvido?
