Instrução de Trabalho (IT) na ISO 9001, como e quando utilizar?
A Instrução de Trabalho (IT) deve seguir de forma critica um passo a passo, pois será esta instrução que mais tarde servirá como conteúdo para treinamentos aos colaboradores envolvidos e também para que se tenha um processo claro e objetivo.
Não confunda Instrução de Trabalho e Procedimentos
Apesar de terem estruturas parecidas, em alguns casos, idênticas, as Instruções de Trabalho (IT) e Procedimentos têm funções diferentes.
A começar pela hierarquia dentro da documentação do SGQ, pois as ITs vêm logo abaixo dos Procedimentos. A distinção entre esses documentos se faz pela usualidade.
Dica de leitura: O que é ISO 9001?
De forma mais clara, seguem abaixo suas diferenças:
Instrução de Trabalho (IT):
É mais usada em atividades produtivas, operacionais, tendo por característica ser um padrão técnico.
Seguem alguns exemplos de onde aplicar padrões operacionais:
- Operação de máquina de fresa;
- Armazenagem de matéria-prima a granel;
- Validação de novos produtos projetados;
- Seleção de candidatos a vagas de empregos;
- Polimento;
- Abastecimento de matéria-prima;
- Além de atividades como vendas internas, atendimento ao cliente etc.
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Procedimento:
É usado para descrever regras, informações mais detalhadas das atividades específicas para o gerenciamento do sistema da qualidade. É responsável por padronizar os processos gerenciais, tendo por característica ser um padrão de sistema.
Seguem exemplos:
- Controle de documentos;
- Controle de registros;
- Controle de produtos não-conforme;
- Ação corretiva;
- Ação preventiva;
- Auditoria interna;
- Além de um processo completo de um determinado departamento ou setor.
Dica de leitura: Como fica o controle de documentos na ISO 9001:2015?
Elaborando uma Instrução de Trabalho
Antes de iniciar, faça uma análise do seu processo e/ou a função do executor. Para isso você pode utilizar dos recursos propostos abaixo.
Fluxograma: Os símbolos utilizados no fluxograma têm por finalidade colocar em evidência a origem, processamento e destino da informação. Considere tudo o que acontece nos processos de fabricação/prestação de serviços e os responsáveis por cada processo.
Coleta de dados: O trabalho de elaboração do fluxograma é facilitado quando há a coleta de dados, onde as informações devem ser fornecidas pelos próprios executores dos trabalhos, mediante a utilização de um roteiro de entrevista, que poderá conter as seguintes questões: Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? Em que consiste seu trabalho? Quantas unidades de trabalho fazem por dia? Quanto tempo gasta para realizar seu trabalho?
Recursos: Para que esta instrução esteja bem definida, considere todo e qualquer recurso utilizado neste processo, como máquinas, Instrumentos de medição, EPIs, computador e outros. Nesta instrução você deve esclarecer exatamente o recurso necessário que o colaborador precisa para executar determinada função.
Buscando Informações: O melhor caminho é buscar a informação onde o processo acontece. Lembrando que a instrução de trabalho tem como função básica definir todo o funcionamento de um processo para que os envolvidos entendam o mesmo de uma forma só. Foque nos pontos a seguir ao realizar sua busca por informações: objetivos, documentos correlatos, descrição da atividade, processo (isso inclui o comportamento operador-produto-cliente), qualificação do executante, materiais utilizados.
Elaborei minha Instrução de Trabalho. Meu trabalho acabou?
Não! Lembre-se que se trata de um documento vivo, ou seja, está caminhando junto com seu processo.
Quando o mesmo sofre uma alteração, seja ela por adequação ou por uma melhoria, não podemos esquecer de atualizá-la. Procure avaliar constantemente se o que está previsto na IT é a realidade da sua organização, pois os processos definidos e documentados nela deverão ser demonstrados quando houver inspeção ou auditoria, evidenciando, assim, se o processo atende ao documento elaborado.
E bom trabalho!
Olá, boa tarde!
Em nossa empresa estamos querendo implantar um sistema de procedimentos e instruções de trabalho. Nos procedimentos pensamos em colocar sinteticamente o funcionamento dos processos de cada setor (um procedimento por setor) e nas instruções de trabalho detalhar cada um desses processos. Estamos no caminho certo? Se puder contribuir com alguma orientação ficaríamos muito felizes.
Olá Vagner, tudo bem?
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Sobre a instrução de trabalho é recomendável a sua aplicação somente para as atividades principais (atividades chaves) de seus processos, por isso antes de elaborar qualquer IT, faça um mapeamento de seus processos e verifique em seus processo quais são estas atividades chaves de sua organização. Existem atividades que não há necessidade de uma IT, logo muitas instruções de trabalho podem enrijecer sua empresa.
A respeito dos procedimentos, você pode fazer desta maneira, mas acredito que se você identificar quais são os processos principais e de apoio e, com isso fazer um mapeamento de seus processos, sua organização terá um ganho significativo no gerenciamento de seus processos. A Templum tem um treinamento específico sobre mapeamento de processos que pode lhe ajudar muito no momento que você está vivendo agora. Segue o link do vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=MWnMn_ivFuo
Espero ter ajudado.
Atenciosamente,
Guilherme Alonço
Bom dia,
Parabens pelo artigo.
IT de trabalho deve vir como anexo no procedimento ou não há necessidade?
Olá Alan, tudo bem?
Seja bem-vindo ao nosso Blog! Agradecemos seu feedback, ele é importante para continuarmos produzindo os nossos conteúdos.
Sobre a sua pergunta, não existe esta necessidade de anexar um ao outro.
Atenciosamente,
Guilherme Alonço
bom dia . Para calibrar manometros é uma instrução de trabalho ou Procedimento ? qual adotar ?
Olá, bom dia!
Gostaria de saber se na IT deve-se descrever apenas as atividades realizadas pelo departamento para o processo em questão. Ou se devem ser descritas todas as atividades demandadas pelo processo, incluindo-se todos os departamentos por onde este Processo passa?
Muito obrigada!
Abs
Olá Carol, boa tarde!
Seja muito bem vinda em nosso blog!
A instrução de trabalho por definição deve ser realizada para o detalhamento de algum tipo de atividade que seja crítica para um processo mapeado. Então, para saber quando deve ser realizada uma IT, você deve seguir com os passos abaixo:
– definir os processos da sua organização (no link a seguir tem uma instrução detalhada de como realizar esse mapeamento: https://youtu.be/MWnMn_ivFuo)
– realizar o mapeamento dos processos
– definir as atividades chaves de cada processo
Só depois dos passos acima que você verá quais são as atividades que precisam de algum tipo de detalhamento e por isso demandam uma Instrução de Trabalho, ok?!
Espero poder tê-la ajudado!
Atenciosamente,
Daniela Albuquerque
Boa tarde, tenho POPs elaborados, com: elaborado por: revisado por: e aprovador por:
Minha dúvida, é se posso alterar o nome de quem elaborou, caso a pessoa não esteja mais na empresa?
Oi Patrícia!
Não há necessidade, O ideal é que faça a alteração do nome da pessoa apenas quando houver uma nova alteração nesta POP.
Oi Patrícia!
Não há necessidade, O ideal é que faça a alteração do nome da pessoa apenas quando houver uma nova alteração nesta POP.
Bom dia!
a empresa onde trabalho não possui processo e it definidas, porém gostaria de montar as ITs e Processos operacionais do setor de Logística dela. Trata-se de uma Arrozeira, onde toda a atividade é definida de forma empírica.
Como possuímos filiais gostaria de montar estes processos e ITs para alinhar junto com os demais setores envolvidos no processo a importante de ter procedimentos definidos e padronizados buscando a melhoria continua das atividades internas a todos e assim evitar alguns erros que ocorre na operação em função de não possui uma instrução ou um modelo de trabalho.
Ótimo Maurício,
A sistematização oficial de processos empíricos é o primeiro passo para um sistema de gestão bem implementado!
Boa sorte em seu trabalho 😉
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