O mapeamento dos processos compreende o núcleo da estrutura de qualquer organização, as tarefas que são executadas dia após dia e ligadas a um ou muitos processos com objetivo intrínseco de cumprir a missão e a visão da organização e por isso é claramente necessário para melhorar a qualidade do trabalho de todos os setores da empresa. No mapeamento dos processos os participantes são contextualizados das suas funções em algo muito maior do que o seu trabalho diário.
Os administradores e gestores da empresa que olham o mapeamento dos processos podem verificar os elementos da estrutura de um sistema e o fluxo de comunicação dentro desse sistema. Por exemplo, uma rede hoteleira pode utilizar mapeamento dos processos para verificar se a interação com a equipe de gestão é eficaz ou se os clientes estão satisfeitos com a sua experiência no hotel.
Um mapeamento dos processos pode ser feito de acordo como os seguintes passos:
Passo 1 – Estabelecer o processo que a empresa deseja mapear
É importante se estabelecer os limites da atividade ou das atividades que a sua empresa deseja examinar. Em outras palavras, identificar o processo que está sendo analisado e explicar o porquê. Pode-se analisar os processos de um departamento específico, como o departamento de vendas de uma organização.
Passo 2 – Determinar os responsáveis pelo processo
Determinar quem tem o maior efeito sobre a mudança dentro do processo. Isto significa que a sua empresa tem que entender quem é responsável por fazer o processo acontecer. Considere o impacto direto do cliente, como o “motor e agitador” do negócio e a forma como o cliente responde as mudanças no mercado e do produto.
Passo 3 – Objetivos
Deve se estabelecer os objetivos do processo a ser mapeado. Pergunte-se qual é o objetivo principal, criando uma declaração clara sobre o processo. Ter um objetivo claro é útil quando o mapeamento dos processo começa para se traçar um resultado final que deve ser alcançado. Com o mapeamento dos processos, a sua empresa pode ver se ela é ou não é atingida de forma eficaz.
Passo 4 – Os riscos
É importante se determinar os riscos que se aplicam ao processo. Um mapeamento dos processos deve identificar quaisquer obstáculos que impedem que o processo aconteça corretamente, assim como a forma de superar erros ou evitá-los.
Passo 5 – Entrevista aos envolvidos no mapeamento
O próximo passo é entrevistar os participantes importantes no processo para obter uma compreensão clara do seu papel no processo analisado. O mapeamento dos processo analisa todo processo que ocorre dentro de uma organização, e esses participantes são essenciais para explicar como ocorre o processo. Tome notas cuidadosas, e não se esqueça de aplicá-las no mapa do processo, uma vez que ele está sendo desenvolvido.
Uma organização em aprendizagem é uma organização que cresce. A sua empresa usa mapeamento de processos? Conte a sua experiência para a gente nos comentários!
UPDATE: Veja neste post com o fazer um mapeamento de processos usando a planilha desenvolvida pela Templum
Olá,
A maioria das empresas, principalmente no interior, não fazem a menor ideia do que seja gestão por processos.