O programa 5S e a ISO 9001:2015

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A ISO 9001:2015 não é um sistema de gestão exclusivista. Em muitos momentos, a utilização de outras ferramentas gerenciais é uma necessidade na sua implementação. Por exemplo, ao definir o contexto da organização é comum os RDs utilizarem a matriz SWOT, com a intenção de identificar as ameaças e oportunidades no ambiente externo e os pontos fortes e fracos internamente. Uma outra ferramenta extraordinária para facilitar na implementação da ISO 9001:2015 é o programa 5S.

O ambiente de trabalho.

Na ISO 9001:2015 o ambiente de trabalho sofreu uma alteração importante, a começar pelo nome modificado para “o ambiente para operação de processos”. Agora, ao tratar deste requisito, o RD deve determinar e providenciar formas de manter o ambiente nas condições adequadas.

Outro ponto importante desta mudança é a noção de conjunto de condições contido no “ambiente para operação de processos”. O conjunto de condições, diz respeito a todos os fatores, como temperatura, iluminação, organização do espaço físico e entre outros, nos quais interferem, direta ou indiretamente, nos processos da organização.

Uma tarefa fundamental é identificar o conjunto de condições do ambiente. Para isto, os gestores devem possuir o conhecimento real dos processos e dos recursos necessários para o funcionamento da empresa. Por exemplo, num processo de digitação diária, um computador é um recurso necessário.  Ao analisar o processo mais o recurso é possível determinar quais são os conjunto de condições deste determinado processo.

No processo de digitação, a iluminação é um dos exemplos das condições do ambiente desta atividade, porém existem outros fatores que também podem interferir diretamente no desempenho desta rotina.

Logo, com a identificação das condições, feita inicialmente, é possível determinar o impacto daquele fator em determinado processo.

Um erro comum é afirmar que um ambiente não adequado afeta somente os fatores físicos da instituição. Fatores psicológicos, como stress, também são ocasionados em um ambiente fora das condições adequadas.

Me permita utilizar o meu exemplo. Semanalmente, eu elaboro novos textos para o blog Certificação ISO, com isso temos um processo que chamaremos de “elaboração de posts para o blog”. Nesta atividade, essencialmente, os recursos necessários são um computador com acesso à internet, uma mesa, uma cadeira (existem outros, mas vamos considerar estes). Logo, os aspectos ergonômicos são uma das condições que poderão afetar diretamente o desempenho do processo.

Se a minha cadeira não for ajustável a minha postura, em breve desenvolverei problemas com a minha coluna, prejudicando assim o meu desenvolvimento neste processo.

Estou utilizando um exemplo do meu dia a dia, mas, contudo, vale destacar que cada tipo de empresa possui o seus próprios processos, recursos e os conjuntos de condições, nos quais formam “o ambiente para a operação de processos”.

Como foi apresentado anteriormente, um dos desafios propostos neste novo requisito da ISO 9001:2015 é manter o ambiente em condições adequadas, de modo que os processos de sua organização não sofram maiores prejuízos.

Neste momento que entra o programa 5S!

Como sabemos, o 5S é um programa de Gestão da Qualidade focado no aperfeiçoamento de aspectos como organização, limpeza e padronização do ambiente. Sendo assim, um meio para atender a etapa relacionada ao “ambiente para a operação de processos”, da ISO 9001:2015, pode ser a aplicação da metodologia 5S.

O programa possui cinco sensos, nos quais são: senso de utilização (Seiri); senso de organização (Seiton); senso de limpeza (Seiso); senso de padronização (Seiktsu); senso de disciplina (Seitsuke).

Algo curioso sobre os cinco sensos é o fato de um ser consequência do outro, ou seja, só consegue buscar atender o senso de organização, após verificar o senso de utilização e assim por diante.

Pensando na utilização do programa 5S como uma ferramenta de apoio no cumprimento dos requisitos da ISO 9001:2015, a metodologia pode atuar como um norte na mudança do “ambiente para a operação de processos”, uma vez que o principal benefício da metodologia é proporcionar uma mudança na cultura organizacional de uma empresa.

Eliminar materiais obsoletos, executar, constantemente, a limpeza do local de trabalho e manter a ordem implantada são alguns exemplos de elementos culturais gerados através do programa 5S.

Resumindo, com a aplicação do 5S, o resultado esperado é criar um senso de disciplina (Seitsuke), com o propósito de todos os colaboradores buscarem constantemente formas e meios de manter o “ambiente para operação dos processos” sempre em perfeitas condições de uso.

Independente da sua empresa, um ambiente de trabalho adequado potencializa os resultados de curto e longo prazo. Por isso, a utilização do 5S na implementação da ISO 9001:2015 possibilita a melhoria contínua.

ISO 9001:2015 e 5S, como um complementa o outro?

Imagine que ao iniciar a implementação da ISO 9001:2015, em algum momento do processo você identifique uma não conformidade em algum elemento relacionado ao ambiente de trabalho. Logo, a metodologia 5S pode proporcionar uma ação real para eliminar ou diminuir esta contrariedade.

Quer saber mais? Nós, da Templum Consultoria Ilimitada, estamos à disposição para esclarecer todas as suas dúvidas.

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