Instrução de Trabalho (IT) na ISO 9001, como e quando utilizar?

A Instrução de Trabalho (IT) deve seguir de forma critica um passo a passo, pois será esta instrução que mais tarde servirá como conteúdo para treinamentos aos colaboradores envolvidos e também para que se tenha um processo claro e objetivo.

Não confunda Instrução de Trabalho e Procedimentos

Apesar de terem estruturas parecidas, em alguns casos, idênticas, as Instruções de Trabalho (IT) e Procedimentos têm funções diferentes.

A começar pela hierarquia dentro da documentação do SGQ, pois as ITs vêm logo abaixo dos Procedimentos. A distinção entre esses documentos se faz pela usualidade.

Dica de leitura: O que é ISO 9001?

De forma mais clara, seguem abaixo suas diferenças:

Instrução de Trabalho (IT):

É mais usada em atividades produtivas, operacionais, tendo por característica ser um padrão técnico.

Seguem alguns exemplos de onde aplicar padrões operacionais:

• Operação de máquina de fresa;
• Armazenagem de matéria-prima a granel;
• Validação de novos produtos projetados;
• Seleção de candidatos a vagas de empregos;
• Polimento;
• Abastecimento de matéria-prima;
• Além de atividades como vendas internas, atendimento ao cliente etc.

Procedimento:

É usado para descrever regras, informações mais detalhadas das atividades específicas para o gerenciamento do sistema da qualidade. É responsável por padronizar os processos gerenciais, tendo por característica ser um padrão de sistema.

Seguem exemplos:

• Controle de documentos;
• Controle de registros;
• Controle de produtos não-conforme;
• Ação corretiva;
• Ação preventiva;
• Auditoria interna;
• Além de um processo completo de um determinado departamento ou setor.

Dica de leitura: Como fica o controle de documentos na ISO 9001:2015?

Elaborando uma Instrução de Trabalho

Antes de iniciar, faça uma análise do seu processo e/ou a função do executor. Para isso você pode utilizar dos recursos propostos abaixo.

Fluxograma: Os símbolos utilizados no fluxograma têm por finalidade colocar em evidência a origem, processamento e destino da informação. Considere tudo o que acontece nos processos de fabricação/prestação de serviços e os responsáveis por cada processo.

Coleta de dados: O trabalho de elaboração do fluxograma é facilitado quando há a coleta de dados, onde as informações devem ser fornecidas pelos próprios executores dos trabalhos, mediante a utilização de um roteiro de entrevista, que poderá conter as seguintes questões: Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? Em que consiste seu trabalho? Quantas unidades de trabalho fazem por dia? Quanto tempo gasta para realizar seu trabalho?

Recursos: Para que esta instrução esteja bem definida, considere todo e qualquer recurso utilizado neste processo, como máquinas, Instrumentos de medição, EPIs, computador e outros. Nesta instrução você deve esclarecer exatamente o recurso necessário que o colaborador precisa para executar determinada função.

Buscando Informações: O melhor caminho é buscar a informação onde o processo acontece. Lembrando que a instrução de trabalho tem como função básica definir todo o funcionamento de um processo para que os envolvidos entendam o mesmo de uma forma só. Foque nos pontos a seguir ao realizar sua busca por informações: objetivos, documentos correlatos, descrição da atividade, processo (isso inclui o comportamento operador-produto-cliente), qualificação do executante, materiais utilizados.

Elaborei minha Instrução de Trabalho. Meu trabalho acabou?

Não! Lembre-se que se trata de um documento vivo, ou seja, está caminhando junto com seu processo.

Quando o mesmo sofre uma alteração, seja ela por adequação ou por uma melhoria, não podemos esquecer de atualizá-la. Procure avaliar constantemente se o que está previsto na IT é a realidade da sua organização, pois os processos definidos e documentados nela deverão ser demonstrados quando houver inspeção ou auditoria, evidenciando, assim, se o processo atende ao documento elaborado.

E bom trabalho!