ISO 9001: mitos e verdades sobre essa norma

Entre certificações, não-conformidades e relatórios, há uma infinidade de dúvidas e mitos entre os que utilizam a ISO 9001 no dia a dia. São ideias falsas e muitas vezes fantasiosas que acabam por transformar a certificação em um bicho de sete cabeças.

Neste post falamos sobre mitos e verdades a respeito da ISO 9001.

Implementar a ISO 9001 é algo extremamente burocrático e tudo tem de ser registrado nos mínimos detalhes

Mito! O passo a passo para um processo existe; porém, detalhes não precisam ser especificados, caso contrário os manuais seriam verdadeiras enciclopédias. Quanto à burocracia, sim, ela existe, mas de forma a auxiliar o trabalho – e não é algo exagerado.

A norma ISO 9001 exige apenas 6 procedimentos obrigatórios. São eles: controle de documentos, controle de registros, auditoria interna, controle de produto não conforme, ação corretiva e ação preventiva. Saiba o passo a passo para certificação ISO 9001.

Para os outros itens da norma é necessário que a empresa tenha uma sistemática definida e implementada, mas não necessariamente um procedimento.

Outros documentos dependem da estrutura da empresa e a sua criação vai acontecer após uma análise técnica das necessidades organizacionais. Se tiver interesse, veja a documentação ISO 9001.

Certificação ISO 9001 é algo difícil de conseguir

Verdade. Se fosse fácil, qualquer empresa teria. E as dificuldades encontradas muitas vezes são referentes às mudanças necessárias na cultura da empresa. Não somente mudanças nos processos, mas também na cultura da empresa. Porém, uma vez conquistado, os resultados aparecerão. Ou seja, é algo extremamente positivo e lucrativo para a empresa. É claro que quem trabalha a muito tempo com isso, como a Templum, já conhece os segredos da implementação ISO 9001.

Somente grandes empresas têm essa norma

Mito! Qualquer organização pode implementar o sistema, seja pequena, média ou grande. Há casos de companhias com menos de cinco funcionários que utilizam a ISO 9001. No Brasil, empresas formadas por duas pessoas já foram certificadas. Inclusive, vejas os principais benefícios que pequenas empresas podem ter com a ISO 9001 ou conheça nossa gama de empresas certificadas.

A norma pode ser utilizada tanto em indústria quanto em empresas de serviços

Verdade. A ISO 9001 em empresas de serviço já é uma grande realidade no Brasil. A certificação independe do produto vendido (seja ele físico ou em forma de serviço). A norma visa melhorar os processos internos da empresa, presentes em todos os tipos de organização.

O selo ISO 9001 tem validade infinita

Mito. O certificado, em si, tem duração de três anos; porém, as empresas que utilizam a ISO 9001 são periodicamente avaliadas por auditores. Essa periodicidade pode variar entre seis meses e um ano e, caso a empresa não esteja adequada, o certificado é suspenso antes do período de03 anos.

Gestão da qualidade com a norma 9001 é um modismo e deve ser passageiro

Mito, obviamente. A organização responsável pela padronização existe desde os anos 70. Logo, está na ativa há mais de quatro décadas, sem contar as tentativas anteriores de se obter uma padronização, que datam do início do século passado. Assim, a certificação ISO 9001 nunca esteve tão atual, ainda mais por ser exigida por grandes empresas na escolha dos fornecedores.

É importante ter uma equipe para “cuidar” da ISO 9001

Verdade. Não é necessário contratar profissionais apenas para isso. Gerar uma comissão, de preferência com funcionários de diferentes áreas, para garantir o sucesso da implementação é importante, pelo menos até a o Sistema de Gestão da Qualidade entrar na rotina dos processos. Durante a implementação, existe a figura chamada de Representante da Direção (RD), responsável por tocar o andamento do processo como um todo.

As pessoas viram robôs com a ISO 9001

Mito. Um dos principais objetivos da ISO 9001 é a melhoria contínua. Então, todo o sistema de gestão da qualidade precisa pensar e implementar melhorias e isso só é possível através das pessoas e principalmente das pessoas que são as usuárias da informação. Saiba de onde veio a associação entre burocracia e ISO 9001.

Por exemplo: a melhoria de um processo de inspeção de qualidade das peças fabricadas por uma empresa de usinagem será mais facilmente identificada por uma pessoa que atua na produção do que pelo gestor da empresa.

E é justamente por esse motivo que o colaborador não precisa ficar preocupado em perder o seu emprego ao ajudar na definição da sistemática da sua área. Inclusive, o contrário é muito mais percebido.

Quando a empresa está desorganizada, as pessoas perdem tanto tempo ajustando as falhas que nem conseguem ter tempo para analisar sobre a sua atividade.

Agora, ao estar em uma empresa organizada, a sua produtividade será maior e os colaboradores conseguirão dedicar parte do seu tempo para criar novas ideias e melhorar os processos da empresa.

Somente algumas áreas da empresa devem passar pelo treinamento de Gestão da Qualidade

Mito. Todos os funcionários devem ser treinados e estar por dentro das melhorias que a empresa está adotando. Assim, além de se sentirem parte do processo, gerando motivação (como vimos no post Benefícios da implementação ISO 9001), terão conhecimento caso necessitem atender a um cliente, por exemplo, e passarão a enxergar os processos com a certificação ISO 9001 como um todo, havendo maior integração entre as diferentes áreas.

As empresas são obrigadas a implementar as normas ISO 9001 para exportar

Meia verdade. Legalmente, não é necessário. Porém, assim como grandes empresas e multinacionais dentro do Brasil exigem de seus fornecedores a certificação ISO 9001, empresas estrangeiras também querem garantias de qualidade. Assim, para uma empresa que planeja exportar seus produtos, é imprescindível obter a certificação.

A norma melhora a qualidade dos produtos e serviços da empresa

Mito. Não é a qualidade que é melhorada. Os erros que eram cometidos que passam a ser rastreados e eliminados. Por exemplo, se uma indústria de sucos troca o sabor de um produto, esse erro será verificado durante a produção ou teste de qualidade. A implementação ISO 9001 não age direto no resultado final (não torna o suco mais agradável ao paladar do consumidor; isso é um trabalho da área de Pesquisa e Desenvolvimento), mas, sim, garante que o padrão descrito como ideal seja garantido.