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A cláusula 8.7 da ISO 37001 exige procedimentos que impeçam oferta, fornecimento e aceitação de presentes, hospitalidade, doações e benefícios similares quando isso for, ou puder razoavelmente ser percebido como, suborno. Não é proibição: é regra com limite de valor, aprovação prévia acima de determinado patamar e registro do que foi dado e recebido — com régua sempre mais restritiva para agente público e vedação total durante licitação, negociação ou fiscalização em andamento. O teste que resolve a maioria dos casos é o da percepção: se a cortesia aparecesse amanhã no jornal ao lado da decisão que ela antecedeu, ela ainda pareceria legítima?

Este é o requisito que mais gera pergunta em treinamento e mais gera achado em auditoria — quase sempre pelo mesmo motivo: a empresa tem uma regra que ninguém consegue aplicar no momento em que precisa.

A cláusula 8.7 da ISO 37001 exige procedimentos concebidos para prevenir a oferta, o fornecimento ou a aceitação de presentes, hospitalidade, doações e benefícios similares onde isso for, ou puder razoavelmente ser percebido como, suborno.

Leia de novo a parte final. A norma não proíbe cortesia — ela ataca a percepção. E é isso que torna o requisito mais exigente do que parece: não basta que a intenção seja boa; precisa não parecer o que não é.

O teste que resolve 90% dos casos

Antes de qualquer tabela de valores, ensine ao time uma pergunta: se essa cortesia aparecesse amanhã no jornal, ao lado da decisão que ela antecedeu ou sucedeu, ela ainda pareceria legítima?

Três variáveis costumam decidir a resposta, e vale que a política as nomeie:

  • Momento. A mesma garrafa de vinho é irrelevante em dezembro e é suborno na semana da decisão de uma concorrência. Tempo é o fator que mais transforma cortesia em problema.
  • Quem recebe. Agente público muda tudo. Também muda quem decide compra, quem fiscaliza, quem homologa.
  • Frequência. Um almoço por ano é relacionamento. Um almoço por semana com o mesmo fornecedor é outra coisa, ainda que cada um esteja abaixo do limite.

O que a política precisa responder

Uma política utilizável responde, em linguagem direta e sem remissões:

  • limite de valor por evento e acumulado no ano, por pessoa e por parceiro. Sem número, a decisão fica no julgamento individual de quem está sob pressão comercial — e isso é desenho ruim de controle;
  • o que é vedado em qualquer valor: dinheiro, cartão-presente, vale, empréstimo, desconto pessoal, vantagem para familiar, e qualquer cortesia oferecida ou recebida durante licitação, concorrência, negociação contratual, auditoria ou fiscalização em andamento;
  • o que exige aprovação prévia, de quem, e com que antecedência;
  • onde se registra o que foi dado e o que foi recebido;
  • a régua específica para agente público, sempre mais restritiva — e ciente de que órgãos públicos têm normas próprias que podem ser mais rígidas que a sua política;
  • o que fazer quando recusar é inviável — devolver seria ofensa cultural ou diplomática, o presente chegou sem aviso. A saída padrão: aceitar em nome da empresa, declarar, registrar e destinar institucionalmente (sorteio interno, doação a entidade, patrimônio da empresa). Nunca fingir que não aconteceu.

Hospitalidade: onde a linha é mais fina

Hospitalidade é refeição, hospedagem, transporte, evento, treinamento, visita técnica. É legítima quando tem propósito de negócio verificável e é proporcional. Os critérios que separam uma coisa da outra:

  • há agenda de negócio real, documentada?
  • a empresa pagaria por essa mesma viagem se não houvesse fornecedor pagando?
  • o padrão de hospedagem e transporte é o mesmo que a política de viagens da empresa adota?
  • acompanhantes estão incluídos? (é a linha vermelha mais frequente — lazer para familiar quase nunca sobrevive ao teste da percepção);
  • a proporção entre agenda técnica e entretenimento faz sentido?

Há setores em que isso é rotina e precisa de regra fina. A indústria farmacêutica, por exemplo, convida médicos para congressos e eventos científicos — atividade legítima e necessária, que só se sustenta com critério escrito de seleção do convidado, propósito científico documentado, limite de padrão de despesa e registro. O mesmo raciocínio vale para construtoras que levam clientes a visitas de obra, para fabricantes que trazem compradores à fábrica e para qualquer empresa que patrocina participação de terceiros em evento.

Doações e patrocínios: o risco silencioso

É a categoria que menos aparece em treinamento e mais preocupa em auditoria, porque doação é um caminho socialmente aceitável para transferir valor. Situações que exigem controle reforçado:

  • doação ou patrocínio solicitado por agente público, ou destinado a entidade ligada a ele ou a familiar;
  • adoção de praça, reforma de escola, apoio a evento municipal em cidade onde a empresa depende de licença, alvará ou contrato;
  • patrocínio a entidade recém-criada, sem histórico ou sem estrutura;
  • doação em espécie ou a beneficiário que não emite recibo;
  • doação política — que exige transparência e observância estrita da legislação eleitoral, e que muitas empresas simplesmente vedam por política.

O controle mínimo: due diligence do beneficiário, propósito documentado, aprovação em instância superior, pagamento rastreável, comprovação da aplicação dos recursos e acompanhamento posterior. Iniciativa social genuína não perde nada com esse rito; a que não é genuína não sobrevive a ele.

O registro é o que existe na auditoria

Um controle sem registro é, para efeito de auditoria, um controle inexistente. O registro de presentes e hospitalidade precisa capturar, no mínimo:

CampoPor que importa
Data e ocasiãoPermite cruzar com licitações, negociações e fiscalizações em curso
Quem ofereceu e quem recebeuIdentifica concentração e reincidência
Parceiro ou órgão envolvidoLiga a cortesia à relação comercial
Descrição e valor estimadoTesta o limite da política
Aprovação (quem, quando)Demonstra que a alçada operou
Destinação, quando aplicávelFecha o caso do presente que não pôde ser recusado

Não precisa de sistema caro. Uma planilha controlada, com acesso restrito e revisão periódica por compliance, atende — desde que seja efetivamente alimentada. O que não atende é o registro que só recebe lançamento na semana anterior à auditoria.

Como a auditoria testa

  • Pede o registro do último ano e procura o que destoa: valor acima do limite aprovado sem ressalva, mesma pessoa recebendo repetidamente do mesmo fornecedor, cortesia registrada em data próxima a uma decisão contratual.
  • Faz o caminho de volta. Escolhe um lançamento e vai até a solicitação e a aprovação — e depois faz o inverso, procurando despesa em conta de brindes, eventos ou representação que não tenha registro correspondente. É aí que o processo costuma vazar: a nota está no financeiro e nunca chegou ao controle de compliance.
  • Pergunta a quem está na ponta. "Qual é o limite que você pode aceitar?" e "o que você faz se um cliente te mandar um presente caro?". Duas respostas hesitantes em três entrevistados indicam que a regra existe mas não foi entendida — e isso é achado de 7.3, conscientização, além de 8.7.
  • Confere doações e patrocínios contra a lista de órgãos e agentes com quem a empresa se relaciona.

Erros que se repetem

  • Regra sem número. "Presentes de valor simbólico são permitidos" transfere a decisão para quem tem interesse no negócio.
  • Limite irreal. Valor tão baixo que ninguém cumpre gera burla sistemática e mata a credibilidade da política inteira. Melhor um limite realista que se cumpre do que um exemplar que se ignora.
  • Só olhar o que se recebe. Metade do risco está no que a empresa oferece — e essa metade costuma estar registrada apenas como despesa de marketing.
  • Esquecer os terceiros. O representante comercial que dá o presente em nome da empresa cria exatamente o mesmo risco. A regra precisa alcançá-lo por contrato e por comunicação.
  • Aprovação depois do fato. Aprovação prévia que na prática vira homologação posterior deixa de ser controle preventivo.

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Perguntas frequentes

A ISO 37001 proíbe dar e receber presentes?
Não. A cláusula 8.7 exige procedimentos que impeçam a oferta, o fornecimento ou a aceitação de presentes, hospitalidade, doações e benefícios similares quando isso for, ou puder razoavelmente ser percebido como, suborno. Na prática, isso significa regra clara com limite de valor, aprovação prévia acima de determinado patamar e registro do que foi dado e recebido — não proibição geral.
Qual limite de valor adotar para presentes e brindes?
A norma não fixa valor: quem define é a organização, de forma proporcional ao seu contexto e risco. O critério prático é adotar um limite realista, que as pessoas consigam cumprir, com regra acumulada por ano e por pessoa, aprovação prévia acima do limite e uma régua mais restritiva para agente público. Limite tão baixo que ninguém cumpre gera burla e desmoraliza a política inteira.
Posso aceitar uma viagem paga por um fornecedor?
Depende de propósito e proporção. Hospitalidade é legítima quando há agenda de negócio real e documentada, o padrão de hospedagem e transporte segue a política de viagens da empresa, não há acompanhantes em lazer custeado e a proporção entre agenda técnica e entretenimento faz sentido. Um bom teste: a empresa pagaria essa mesma viagem se não houvesse fornecedor pagando?
E se recusar o presente for inviável?
A saída padrão é aceitar em nome da empresa, declarar imediatamente, registrar no controle de presentes e dar destinação institucional — sorteio interno, doação a entidade ou incorporação ao patrimônio. O que não se admite é a hipótese de aceitar pessoalmente sem registro, exatamente o cenário que a auditoria procura.
Doação e patrocínio entram nesse requisito?
Entram, e são a categoria de risco mais silenciosa, porque doar é uma forma socialmente aceitável de transferir valor. Exigem atenção especial as doações solicitadas por agente público ou destinadas a entidade ligada a ele, o apoio a iniciativas em município onde a empresa depende de licença ou contrato, o patrocínio a entidade recém-criada e a doação política. O controle mínimo é due diligence do beneficiário, propósito documentado, aprovação superior, pagamento rastreável e comprovação da aplicação.
O que registrar no controle de presentes e hospitalidade?
Data e ocasião, quem ofereceu e quem recebeu, parceiro ou órgão envolvido, descrição e valor estimado, quem aprovou e quando, e a destinação quando aplicável. Uma planilha controlada com acesso restrito e revisão periódica por compliance atende ao requisito — desde que seja alimentada continuamente, e não na semana anterior à auditoria.

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