O que é auditoria interna?

A auditoria interna é uma forma de avaliar a eficiência de algum processo específico em sua empresa, a fim de aperfeiçoá-lo! Além de verificar a necessidade de mudanças em sua organização,como  a necessidade de novas normas internas.Ou apenas para garantir a melhoria contínua.

Esse tipo de auditoria pode ser especificada de duas formas: 

• Auditoria de primeira parte: essa avaliação pode ser realizada pela própria empresa com funcionários treinados e orientados para a execução deste procedimento;
• Auditoria de segunda parte: ocorre quando sua empresa audita um fornecedor ou prestador de serviços.

Quando a auditoria interna deve acontecer?

Por ser um método de avaliação, a auditoria interna geralmente ocorre conforme a necessidade da empresa. Ela não tem um prazo definido para acontecer, pois depende exclusivamente da demanda, mas o ideal que seja realizado no mínimo anualmente.

Então, caso um departamento em específico queira validar seus processos e subprocessos ou verificar alguma necessidade de melhoria e mudança, pode realizar uma auditoria interna sem envolver toda a empresa. 

Por conta deste fato é possível que uma empresa tenha várias auditoria internas durante o ano. 

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Como funciona o processo de auditoria interna?

Caso sua empresa vá realizar uma auditoria ou você queira realizá-la tem algumas etapas importantes a serem seguidas para a eficácia desta avaliação.

Defina os objetivos da auditoria interna:

É importante que o gestor ou quem demandou a realização da auditoria tenha claro quais os objetivos que deseja alcançar. Visto que, como dito acima sua função é encontrar oportunidades de melhoria, correção de problemas e mudanças, o responsável pela auditoria deve saber quais as melhorias que deseja e quais mudanças está disposto a implementar.

Dessa maneira é possível saber quais informações são extremamente necessárias e quais processos devem ser auditados com ainda mais atenção.

Faça um planejamento:

Depois de definir o por que a auditoria será realizada, é o momento de planejá-la! É importante que esse planejamento ocorra com antecedência e com a participação dos colaboradores.

Muitos ainda acreditam que a auditoria é uma forma da direção avaliar os funcionários, o que gera insegurança e desmotiva a equipe, mas essa não é a proposta da auditoria.

Por isso é recomendado envolvê-los durante o planejamento, para que entendam o que será feito e quando vai acontecer, dessa forma o funcionário tem a possibilidade de terminar a implementação de uma melhoria que já estava ocorrendo em seu processo, por exemplo.

Tenha um cronograma:

Transforme o que definiu em seu planejamento em um cronograma, com informações que podem deixar procedimento mais fluído, como por exemplo:

• Qual será o primeiro processo auditado?
• Quais demandas isso vai gerar? Seja de ferramenta ou de pessoas.
• Quais os requisitos internos que serão avaliados?
• Quem será o responsável por auditar cada processo? (Caso sejam os próprios colaboradores)

Entre outras informações que você julgar indispensáveis para a necessidade da sua empresa no momento.

Criação de check list:

Crie um check list! Não basta copiar um modelo da internet ou usar um que foi usado anteriormente.

 Os processos de uma empresa são vivos e sofrem alterações constantes, por isso é importante que o check list se altere assim como eles.

Este documento deve ser feito com antecedência para auxiliar o auditor a fazer perguntas com mais clareza e assertividade no momento da entrevista com o auditado.

Com ele o auditor consegue ter uma base para se apoiar, o que deixa a avaliação mais ágil eficaz. 

Tenha um auditor imparcial:

Como já citado anteriormente o real objetivo da consultoria é verificar a eficiência dos procedimentos realizados na empresa, e não encontrar um responsável ou culpado por algo que não está dando certo.

Por isso é importante que o auditor seja imparcial e transmita confiança!  O ideal é que ele foque exclusivamente no processo que está sendo auditado. Assim os colaboradores responsáveis pelo processo se sentem mais confortáveis e acabam sendo mais transparentes com o auditor. 

Elabore um relatório + plano de ação:

Agora é a hora de unir todas as informações coletadas e fazer um relatório completo sobre o que foi observado.

Todas as perguntas feitas na primeira etapa de definição de objetivos devem ser respondidas, além das que ajudaram na tomada de decisão!

Depois disto basta definir um plano de ação para todos estes dados, justificando o porquê de cada nova atitude.

Vou ser auditado o que devo fazer?

Se  seu processo vai ser auditado e você já está pensando em mil maneiras de como se preparar, peço que não se preocupe! 

Como você já leu aqui, esse procedimento existe para ajudar na melhoria contínua.

O intuito não é encontrar quem está errando, e sim ajudar a empresa em busca de seus objetivos.

Seja sincero com o auditor e o ajude a entender o seu processo, tudo que for sugerido tanto para a empresa no geral quanto para o seu processo só trará benefícios.

A auditoria é uma ótima forma de fazer com que a empresa se desenvolva a cada dia, o que consequentemente conduzirá todos do time ao sucesso! 

 

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