A qualificação de fornecedores segundo a ISO 9001:2015

DEFINIÇÃO DE QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

A qualificação de fornecedores de acordo com a norma da ABNT ISO 9001:2015.

“A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Entende-se como “provedores externos” os fornecedores que a empresa necessita para realizar seus processos, produtos e serviços em conformidade, ao ponto que possibilite atender aos requisitos de seu cliente com qualidade.

Estes fornecedores podem gerar diversos impactos na empresa. Sejam provedores de produtos ou serviços, ou até mesmo aqueles relacionados com processos terceirizados, não importa, existe uma influência direta na organização.

Você sabia que grandes empresas buscam empresas certificadas ISO 9001 para estabelecer relações de parceria e fornecimento? Saiba mais sobre como conseguir a sua certificação.

Ao realizar a qualificação de fornecedores, é importante ter em mente que não basta apenas avaliar sua documentação. O contexto que a norma descreve é muito mais complexo, que vai desde uma seleção inicial até o acompanhamento de seu desempenho.

Desta forma, a qualificação de fornecedores deve considerar três etapas principais a serem desenvolvidas com os fornecedores:

• Avaliação inicial;
• Monitoramento do desempenho;
• Reavaliação.

AVALIAÇÃO INICIAL DE UM FORNECEDOR O QUE DEVEMOS CONSIDERAR?

Via de regra é importante solicitar toda documentação que garanta a execução das suas atividades em conformidade com requisitos legais e estatutários. Alguns exemplos de informações que devem ser solicitadas, são:

• Dados cadastrais;
• Licença de funcionamento ou específicas de sua atividade e certificações (como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, SASSMAQ e entre outras).

Neste momento é muito comum solicitar ao fornecedor que responda um questionário de auto avaliação. Estes questionários servem para verificar o histórico de fornecimento, o que é muito proveitoso para avaliação inicial.

Devemos sempre analisar quais impactos que determinado fornecedor têm sobre seu produto ou serviço. Está análise serve como base para homologação. Em muitos casos, realizar uma visita no fornecedor é imprescindível para identificar potenciais problemas que não seriam identificados em uma análise documental.

Exemplo disso foi o que ocorreu quando eu era responsável pela área de Meio Ambiente em uma empresa que presta serviços ambientais. A organização gera uma quantidade significativa de alumínio, posteriormente enviado para reciclagem. Houve um caso que visitar um fornecedor, além do mesmo não possuir Alvará para funcionamento, na área produtiva observei trabalho infantil e sem nenhum tipo de proteção. Você já imaginou se não tivesse visitado este fornecedor?!?

Trabalhar com fornecedores certificados nas normas de sistema e gestão garantem uma maior confiança, pois sabemos que os mesmos passam por auditorias de organismos certificadores, onde seus processos e documentos foram verificados e estão conformes. Este é um dos critérios muito utilizados para qualificação de fornecedores imediata. Em alguns casos substitui a necessidade de  responder ao questionário de auto avaliação ou realizar visitas.

Porém, somente qualificar o fornecedor não irá garantir que não tenhamos problemas com o mesmo. Erros podem acontecer em qualquer lugar, mas é importante tentar se prevenir. Desta forma, é fundamental que o fornecedor seja rotineiramente monitorado.

O QUE É IMPORTANTE MONITORAR NO SEU FORNECEDOR?

Alguns requisitos são comuns, como:

• atendimento ao prazo de entrega;
• se o pedido de compras está compatível com a nota fiscal;
• a qualidade do material recebido;

Também podem ser avaliados preço, atendimento, garantia, posição no mercado, localização e outros fatores, conforme o tipo e impactos do fornecedor.

Por exemplo, para um fornecedor de matéria-prima é fundamental avaliar prazos de entregas e qualidade do material. Por outro lado, um fornecedor de software, é mais importante considerar o atendimento à empresa conforme às demandas internas e tempo de retorno de intercorrências.

Dica: Webinar sobre Compras. Tire suas dúvidas.

QUAIS OS PRINCIPAIS PROBLEMAS QUE UM FORNECEDOR PODE CAUSAR NA MINHA EMPRESA?

Tudo irá depender do tipo de fornecedor. A imagem deste parceiro perante ao mercado, a dependência da empresa em relação ao que é fornecido, dentre outros fatores, podem ser determinantes para o sucesso desta relação.

Se você trabalha com um fornecedor sem licença para funcionar, ou que apresente intercorrências trabalhistas e ambientais, caso tenha problemas com órgãos regulatórios, poderá haver uma grande divulgação em mídias e prejudicar a imagem da sua empresa por trabalhar com um fornecedor que não é idôneo e confiável.

Dica de leitura: Gestão de Fornecedores. Qual é a sua estratégia?

Empresas famosas já tiveram sua imagem prejudicada devido á fornecedores não qualificados.

Lembra-se do que ocorreu com a Zara no Brasil? Onde bolivianos foram encontrados trabalhando em situação considerada insalubre e ganhando menos de dois reais por peça de roupa produzida. O fato prejudicou a reputação da multinacional.

Existem diversas histórias como essa em todo mundo. Em 2013 em Bangladesh, um incêndio causado pela falta de segurança deixou mais de cem mortos em uma fábrica de roupas, que produzia para Wal-Mart. Dois anos antes, a Wal-Mart havia auditado mais de nove mil fábricas de fornecedores e a unidade de Bangladesh foi considerada inadequada. No entanto, um dos fornecedores da empresa havia terceirizado parte de seu contrato para Bangladesh e o trágico acidente manchou a imagem da companhia.

Como pode ser observado, problemas diversos podem ocorrer provenientes de fornecedores, independente do segmento e porte da empresa. Um atraso no recebimento de algum material pode impactar na produção. Intercorrências com empresas que fornecem refeições causam problemas de saúde nos colaboradores, como intoxicação, podendo paralisar a empresa.

Além disso, podemos pensar em outras intempéries que poderiam acontecer caso tivéssemos problemas com fornecedores de extintores, ar condicionado, bebedouro, transportadora, etc….

Como podem ver, cada um deles pode causar impactos específicos na sua empresa. Muitas vezes, estes ocorridos são de difícil resolução imediata, o que pode ocasionar prejuízos financeiros e comprometer um atendimento de qualidade ao cliente.

DESTA FORMA, O QUE FAZER QUANDO PERCEBER QUE ESTÁ TRABALHANDO COM UM FORNECEDOR NÃO CONFORME?

Por segurança, é indicado ter sempre três fornecedores homologados. Caso tenha problemas com um, podemos substituí-lo com mais facilidade e segurança.

Mas iremos simplesmente descartar o fornecedor que apresentou irregularidades?

Claro que não, pensando sempre na melhoria contínua, por que não estender esta possibilidade aos fornecedores? Por que não desenvolver com eles um plano de ação para resolução dos problemas identificados! Isto reforça a parceria que já possuem e melhora os processos internos do fornecedor.

No caso que citei acima, sobre o fornecedor de materiais recicláveis, após realizar a visita elaborei um relatório de não conformidade, descrevendo todas as intercorrências observadas, juntamente com um plano de ação para suas tratativas.

Fiz uma nova reunião com o fornecedor, apresentei os relatórios e orientações, para podermos continuar com a parceria já existente. Lhe mostrei inclusive, os benefícios que tais ações poderiam proporcionar para sua empresa. Percebi um grande interesse do fornecedor em realizar as adequações necessárias. Ao longo do tempo, com o meu constante acompanhamento e ajuda, fomos evoluindo de forma que ao final do projeto, o mesmo me agradeceu pela parceria.

E SOBRE A REAVALIAÇÃO? O MONITORAMENTO DOS FORNECEDORES NÃO É SUFICIENTE?

As reavaliações são importantes na qualificação de fornecedores para evidenciar se os documentos e certificações do fornecedor continuam em conformidade.

Geralmente essas reavaliações ocorrem em periodicidade anual ou semestral. Entretanto, cada empresa define uma sistemática própria a ser seguida, mas é fundamental que se tenham registros de que realmente ocorreram.

Depois de algum tempo realizando avaliação e monitoramento dos fornecedores, é possível obter informações que possibilitam uma análise mais profunda de riscos. As análises indicam melhorias a serem implementadas, assim como definições de metas e indicadores.

Estas informações podem estar relacionadas à identificação dos melhores fornecedores que a empresa possui. Além disso, podemos também averiguar:

• Os provedores que apresentam mais erros;
• Quais são os principais erros;
• Quantidade de erros por período ou produto;
• Causas de retrabalhos;
• Desperdícios, entre outros dados.

A nova versão da ISO 9001 aborda fortemente a gestão de riscos para a empresa. Podemos estender esta avaliação para os fornecedores, simulando ou imaginando cenários de possíveis perdas e criando processos para evitá-las.

QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES, LEVE ISTO A SÉRIO!

Neste contexto, podemos perceber que a capacidade de um fornecedor em atender a demanda da empresa com qualidade e comprometimento pode fazer toda a diferença na hora de contratá-lo, pois refletirá na produtividade e até na satisfação do cliente.

A comunicação precisa ser a chave desta relação. A qualificação de fornecedores não se trata de algo puramente comercial, mas uma parceria onde ambos devem buscar soluções que tragam benefícios mútuos, onde todas as partes estão interessadas em crescer com responsabilidade e melhoria contínua.

Fale com um especialista e saiba mais sobre a ISO 9001!