Qualquer Plano de Ação é um documento vivo que deve ser consultado diariamente para a inclusão de novas atividades, acompanhamento e atualização das atividades já programadas, então o campo “Implementado” nesse documento deve ser atualizado quando a atividade foi, de fato, finalizada, ou seja, não existe mais nenhuma pendência ligada a ela, pois a partir desse momento começa a contar o tempo para a análise de eficácia.
Agora, a eficácia é aquela análise realizada para verificar se o efeito esperado da ação foi atingido. Se sim, a ação foi eficaz, se não foi ineficaz. Simples assim!
Mas, o que não é tão simples é definir o tempo que deve ser transcorrido entre a implementação da ação e a indicação de eficácia da ação proposta.
Podemos simplesmente colocar um período padrão para análise de eficácia?
Vamos pensar em um caso em que a ação foi realizada para eliminar um risco cuja frequência indicada na classificação foi 1 (uma) vez ao ano. Será que realmente a amostragem de 03 meses é suficiente para saber se eliminou o risco que acontece 01 vez por ano? Provavelmente não, mas também colocar uma periodicidade diferente para cada ação vai ficar muito confuso e o controle ficará quase impraticável.
Então, a nossa sugestão para resolver essa questão é relacionar a análise de eficácia da ação com o resultado de auditorias internas e/ou externas que a empresa realiza, já que estas atividades acontecem justamente para verificar a eficácia do sistema de gestão. Com essa visão, podemos então concluir que o resultado da auditoria está relacionado com o resultado da ação implementada.
NA PRÁTICA: você vai definir a periodicidade de análise de eficácia das suas ações como a análise do relatório de auditoria interna e externa. Faz sentido, não é?