Um dos maiores dramas para os escritórios de contabilidade é fazer o ajuste dos honorários contábeis quanto ao volume de trabalho e, consequentemente, a responsabilidade para com o cliente aumentam. Clientes simplesmente sentem calafrios quando ouvem as palavras ‘ajuste’ e ‘reajuste’.
Isso pode ocorrer por duas razões: um, o volume de serviços é mal estimado pelo próprio cliente, que muda de perspectiva no meio do caminho dando mais trabalho ao escritório contábil; e, dois, quando o crescimento da empresa gera este aumento de demanda naturalmente. Neste último caso, fazer o convencimento do ajuste é um tanto quanto mais fácil.
Convencendo o cliente a aceitar os ajustes dos honorários contábeis:
1 – Preveja o aumento em contrato
Quando o escritório não combina com o cliente uma projeção de aumento dos valores quando a demanda aumentar, fica muito mais difícil fazer ajustes. Simplesmente a decisão unilateral de aumento dos valores dos honorários não existirá, o cliente se sentirá lesado.
A imposição de um novo custo pode, sem que o contrato preveja e especifique o critério de cálculo, além de estremecer o relacionamento com o cliente, acarretar em ações judiciais.
Assim, fazer esta projeção em contrato pode tornar a relação mais transparente e evitar resistência do cliente. Sabendo da regra de aumento, bem como dos critérios de cálculo, seus clientes não irão se opor e você não precisará interromper o fornecimento dos serviços.
2 – Faça contratos com tempo de duração realista
É muito comum que os escritórios de contabilidade queiram assinar contratos de longa direção com seus clientes. Muitas vezes esta prática é sugestão do próprio cliente. Como a concorrência está cada vez mais acirrada, ter longos contratos pode garantir que o cliente não seja fisgado por um concorrente, por exemplo.
No entanto, se durante este longo período o volume de trabalho mudar muito e o escritório não se resguardar com um gatilho contratual para aumentar os honorários na mesma proporção, isso também será um problema.
3 – Planeje um índice de ajustes
A criação de um índice de atualização de valores dos honorários também tem a finalidade de prevenir situações de aumento de demanda. No entanto, também nesta estratégia é preciso que os acordos contratuais sejam respeitados.
Não é possível aplicar o índice de ajustes se ele for diferente do que está estabelecido em contrato. Mais uma vez: é preciso se resguardar contratualmente!
4 – Tenha valores bem definidos para cada serviço
Quando o escritório tem plena consciência de sua tabela de preços, ou seja, dos valores de todos os seus serviços, fica mais fácil perceber quando há aumento de demanda ou inclusão de novos recortes de serviços.
É possível, assim, incluir uma cláusula no contrato que alerte para a inclusão de novos serviços conforme a tabela de valores (a tabela pode ser anexada ao contrato para tornar o relacionamento ainda mais transparente).
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