O requisito 7.5 na ISO 9001:2015 fala sobre a informação documentada e registros, e esse é um assunto que não costuma ter muito conteúdo por aí. Aqui mesmo no blog, falamos dele pouquíssimas vezes. Um dos motivos que justificam esse fato é o modo com que a norma aborda esse requisito. Ela não fala sobre como a organização deve reter essas informações, apenas que deve ser feito.
Aqui vamos abordar algumas dicas de ferramentas recomendadas para guardar e gerenciar esses arquivos que são tão importantes para o seu sistema de gestão. Primeiro, vamos dar um passo atrás e rever o que são as informações documentadas e qual a relação delas com o sistema de gestão.
O que são?
Informação documentada são todos os documentos e registros que você cria, atualiza e mantém no sistema de gestão da qualidade de qualquer organização. É como se fosse o coração do seu SGQ. A norma pede que a informação documentada esteja sempre disponível para uso, quando e onde quer que seja.
É muito importante que todas as pessoas da organização tenham conhecimento sobre onde ficam e como são organizados os documentos da empresa. Isso é mais uma comprovação de que todos estão de fato envolvidos no sistema de gestão do negócio.
Outro fator que a norma analisa e que você deve se preocupar é com a proteção destes documentos – ou seja – garantir que a informação não será usada ou nem mesmo acessada por quem não deve ser e que a confidencialidade estará intacta.
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Informação documentada: hora de falar sobre as ferramentas que podem te auxiliar
Como já sabemos, a forma com que esses documentos e registros serão guardados diz respeito a cada organização, desde que o requisito em si seja atendido e que os mesmos sejam protegidos no quesito informação, acesso, validade e etc. Então, cabe a empresa escolher o que mais atende às suas necessidades.
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São inúmeras opções de ferramentas – pagas ou gratuitas – que estão a disposição e atendem perfeitamente ao que é preciso para reter registros e informações do SGQ. Vamos lá?
- Google drive
O google drive é a nuvem do google. É onde todos os documentos de quem possui uma conta gmail ficam arquivadas. Por ser simples de usar e com um layout agradável, é uma excelente escolha. Você consegue controlar quem tem acesso a visualização e/ou edição dos documentos, criar pastas e subpastas e o espaço de armazenamento é de 15gb no plano gratuito, podendo ser expandido para muito mais espaço nas opções pagas.
- Dropbox
Basicamente a mesma proposta do google drive, o que diferencia é a empresa dona da marca e as opções de espaço de armazenamento, que iniciam com tamanho menor na opção gratuita. - Qualiex
O qualiex é um software de gestão de documentos voltado a sistema de gestão da qualidade. Ele permite que se associe documentos, crie revisões e mantenha o histórico das mesmas, sinalize cópias controladas e etc. - Doo
Essa ferramenta também trata-se de um software voltado a gestão da qualidade. Com ela, é possível que você crie uma lista mestra, tenha controle sobre a criação e revisão dos documentos além de controlar também as cópias controladas de cada um deles. Você também pode escolher quem possui acesso a determinada(s) pasta(s) e/ou documento(s). - Docnix
O docnix é um software que promete facilitar a gestão da qualidade pela integração com outras ferramentas. A atuação é feita por módulos que abrangem gestão de documentos, de não conformidades, etc. A ideia é que através da organização do seu SGQ dentro desta ferramenta, você esteja sempre preparado para uma auditoria.
Dicas extras sobre informação documentada? Temos!
Independente da ferramenta que você vai escolher, é importante levar em consideração as dicas abaixo para analisá-las com o olhar de gestão e encontrar a que melhor se encaixa na sua realidade, sem deixar de lado detalhes importantes que facilitam o uso e tornam o fluxo do dia-a-dia muito mais satisfatório. Vamos lá:
Detalhes que merecem sua atenção:
- Espaço de armazenamento.
Os documentos e registros da empresa são vivos e estão constantemente passando por atualizações, por isso um bom espaço de armazenamento deve ser considerado, tendo em vista que a qualquer momento você precisará alimentar a organização com mais arquivos. - Permissões de acesso
Esse detalhe é fundamental pois você precisa controlar quem tem acesso a o quê! Mapeando todos os registros e informações documentadas, é possível definir quem poderá visualizar, editar, criar ou compartilhar documentos. - Integração com outros softwares
Certamente você já utiliza algum tipo de software na sua empresa. Nesse caso, é interessante avaliar qual ferramenta conversa com ele e como conversa. Usar vários programas no dia-a-dia, seja para os mesmos fins ou não, é algo que não oferece a melhor condição de produtividade nem mesmo de controle. - Por último, mas não menos importante: se você tem que mudar a forma como já é feito seu controle, não é a ferramenta ideal.
Na verdade este é o item mais importante a ser analisado. Uma ferramenta digital não deve fazer com que você modele seus processos e seu controle a ela, e sim o contrário! A ferramenta ideal será aquela que se adequar a sua realidade e ao seu sistema de controles de documentação e registros.
Seguindo esses passos e levando sempre em consideração a realidade da sua empresa em primeiro lugar, certamente a melhor escolha será feita. O importante, afinal, é manter o coração do seu SGQ vivo e pulsando para caminhar junto com a empresa em busca dos objetivos.
