As informações são um dos ativos mais importantes da sua empresa e ter o controle da informação documentada é essencial para o seu crescimento.
O que é informação documentada?
Para que possamos dar sequencia primeiro é importante esclarecer o que é informação documentada dentro de uma empresa. A informação documentada nada mais é do que toda a informação que a empresa retém e que tem relevância para a sua operação, ela pode ser um controle de novos clientes, um procedimento, um pedido de compras, uma ordem de produção, registro de treinamentos dos colaboradores, controle de EPI´s, etc… esses documentos podem ser em Word, Excel, armazenados em software de gestão, documentos físicos e digitalizados.
A falta de controle da informação documentada e seus problemas no dia a dia
São inúmeros os problemas que sua empresa pode ter por falta do controle das informações, por exemplo: O processo financeiro necessita dos levantamentos dos gastos dos demais setores e em alguns há a demora para levantar essa informação, ou geralmente cada setor envia de uma forma, sem padrão gerando um grande trabalho ao financeiro para conciliar as informações.
Perda de prazo na entrega de um produto ao seu cliente pois a sua operação não tem as informações corretas do que necessita produzir naquele exato momento, ou até produz, mas não passa a informação a expedição de que o produto do cliente está pronto.
Recebe uma solicitação de melhoria na prestação do seu serviço e perde a oportunidade de realizar a melhoria pois não retém essa informação que acaba se perdendo durante a prestação do serviço.
O comercial fecha um pedido grande de venda do seu principal produto, e seu estoque e planejamento produtivo não retém as informações necessárias para que o comercial analise a demanda da empresa e define a entrega em um período errado gerando compra de um volume de matéria prima não esperado e hora extra dos colaboradores para entregar na data acordada, em certos casos a empresa não consegue entregar na data acordada e perde a oportunidade de fidelizar um grande cliente.
Esses são alguns dos vários exemplos de problemas que as empresas podem enfrentar por não ter o controle da informação documentada.
E quais são as vantagens?
Um dos ativos mais importantes que a sua empresa pode ter são as informações que retém, sejam elas da sua operação, dos clientes, financeiras, históricos de planejamento estratégico entre outros.
Quando você tem o total controle das informações documentadas da sua empresa você consegue realizar análises e projetar ações futuras para melhorias na sua empresa em todas as áreas. É com base nas informações que detém do seu comercial e seu financeiro que consegue analisar e definir os próximos passos como por exemplo se seu produto/serviço está te trazendo a lucratividade esperada, se é o momento de investir mais capital nesse nicho ou de ampliar sua atuação no mercado em busca de novas oportunidades.
É através de ter um bom controle da informação documentada que você consegue garantir que a sua operação trabalhe de forma padronizada utilizando os mesmos controles, procedimentos e instruções de trabalho definidos, não correndo o risco de algum setor trabalhar com documentos obsoletos trazendo atrasos, retrabalhos e prejuízos para a empresa.
Ter o histórico de venda dos seus clientes para que consiga enxergar quais são os que mais compram seus produtos/serviços e assim definir uma relação mais estreita de parceria e fidelização dos mesmos e também trabalhar para melhorar a quantidade de entrega aos seus clientes com um volume menor de compras.
Quando tratamos de fornecedores, isso mesmo, fornecedores! Ter histórico de informações dos seus principais fornecedores é muito importante para que possa analisar se a entrega deles não estão impactando a sua operação.
Essas são umas das vantagens de ter o controle da informação documentada na sua empresa, que pode ser levantada em todos os setores da sua empresa, desde o seu recebimento até a entrega do seu produto acabado, desde o aceite do cliente até a entrega do seu serviço e em todos os setores administrativos, as informações devem ser cuidadas com zelo e ter o controle dessas informações pode ser o diferencial que está faltando na sua empresa para melhoria dos processos, tomadas de decisão e análises de desempenho da empresa como um todo!
