Gestão Operacional é o processo responsável por garantir a melhor execução do produto/serviço. Assegurar que o desenvolvimentos das atividades e dos processos saiam exatamente iguais sempre, e constantemente buscar melhorias é o desafio da Gestão Operacional.
Olhando para a sua empresa, você consegue afirmar que a operação funciona da mesma forma todos os dias? Que as atividades e processos estão sendo repetidos dia a após dia?
Para garantir a melhor execução operacional, você precisa olhar profundamente para as atividades e processo, o que pode parecer complexo e confuso, mas não é.
Desenvolvemos um passo a passo para de ajudar a implementar uma Gestão Operacional eficiente, siga:
Passo 1 – Identifique as atividades mais operacionais e crie instruções:
Saiba quais são as atividades críticas da sua operação, aquelas que são repetidas dezenas e dezenas de vezes por dia, pela massa dos seus funcionários, como por exemplo em serviços o atendimento ao cliente, ou na indústria o embalamento do produto; e crie uma instrução.
Uma instrução, nada mais é que uma procedimento formal, da melhor prática para executar uma determinada atividade, transcreva de uma forma simples e direta o passo a passo, como uma receita, de como essa atividade deve ser executada.
Use a experiência do próprio colaboradores para formalizar a sequência correta de cada atividade, e assim garante que eles não vão rejeitar o novo procedimento imposto, mas sim o procedimento que eles sabem que funciona formalizado com clareza.
Passo 2 – Leia os procedimentos:
A principal razão de porque mesmo tendo procedimentos,empresas ainda não executam serviços de forma padronizada, é porque eles não possuem a prática de ler as instruções no procedimento. Elas existem, já foram lidas em algum momento, mas estão esquecidas ou desatualizadas.
Institua uma pausa, diária ou periódica, que implique na leitura de cada procedimento antes da execução de cada atividade. Assim, o funcionário irá revisitar a instrução correta para a execução minutos antes da realização da mesma.
Passo 3 – Crie procedimentos simples:
Quanto mais simples, um procedimento for, mais clareza e segurança ele proporcionará para o executor, ao ler poucas vezes a chance de se tornar um hábito funcional é maior, o que por sua vez, diminui a chance de erros, e consequentemente tornam os processos mais baratos e eficazes.
Passo 4 – Institua formas para medir:
Já dizia Peter Drucker “O que pode ser medido, pode ser melhorado”, se você não aplicar formas para medir os resultados dos processos na sua operação, você não conseguirá ter parâmetros para dizer se o resultado final é o melhor, o mais rentável ou se houve muito desperdício, se demorou, etc.
Medir os resultados é criar indicadores para cada processo, de acordo com o resultado que você espera e registrar as entradas e saídas de todas as atividades. Crie indicadores para cada processo: prazos de execução, qualidade, desperdício, etc; e compare com a sua expectativa inicial, assim você saberá o desempenho real do processo.
Passos 5 – Assegure que os procedimentos de fato ajudam na Gestão Operacional:
Criar procedimentos não é criar robôs de atendimento, e sim ajudar- os seus colaboradores a conduzir processos com a maior repetibilidade possível, deixando explícito o que se espera como resultado e as regras aplicadas, assim garantimos a melhor execução das atividades.
Em síntese, a Gestão Operacional é olhar para a realização dos seus processos, sempre medindo e registrando os resultados e as atividades, garantindo a melhor execução com a maior repetibilidade possível.
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