Não conformidade: Possibilidade real de melhoria

Quando uma empresa implementa um sistema de gestão para conseguir alguma certificação se depara com não conformidades às normas. Isso é normal. Porém, com isso, há casos de empresas que escondem informações, falsificam registros ou preenchem os registros de modo retroativo, pouco tempo antes da auditoria. Assim, podem conseguir a certificação desejada.

Não atendimento a um requisito

Seja o requisito normativo ou um documento. Quando a empresa implementa um sistema de gestão ela tem que atender tais requisitos, fazendo as tarefas e registrando o que foi executado. Quando tais fatos não ocorrem e são constatados, são classificados como não conformidades.

As falhas devem ser escondidas? A resposta é simples: não. Devem ser resolvidas? Sim, imediatamente.

Por diversos motivos que a especialista em Sistemas de Gestão de certificações na Templum Consultoria Online, Daniela Albuquerque, explica.

Quando o certificado é apenas um papel na parede

Algumas empresas burlam registros perto da data da auditoria interna para que as não conformidades sejam escondidas. Ou há casos de empresas que não registram por vários meses e resolvem registrar de modo retroativo, tudo de uma vez.

Na auditoria será verificado se ela está atendendo às normas conforme os registros, e se ela faz tudo o que registrou. Auditoria é baseada em fatos e dados, e auditor tem experiência para saber quando algo foi burlado ou não.

Se algo é registrado, mesmo que a empresa tenha feito de modo retroativo, o auditor não pode inferir e constatar a não conformidade, porém, é extremamente ruim para a empresa. Afinal, ela não utilizou plenamente as ferramentas de gestão que iriam garantir a melhoria de processos e da própria empresa.

Quando há certificação com dados omitidos ou modificados, o certificado vira apenas enfeite de parede e a empresa não usufrui dos benefícios do sistema de gestão. Se há o formulário de gestão e ele não é preenchido, ele não está aderido à empresa e, por isso, não funciona de fato.

Ação corretiva para o problema não se repetir

Há ainda casos de a empresa dar falsos registros para tentar esconder não conformidades, e o auditor achar em outros registros que aquilo não foi feito. Isso é um caso de não conformidade constatada.

Quando uma não conformidade é constatada, a empresa deve corrigi-la imediatamente através de alguma técnica, sendo classificada como uma “ação imediata” ou “ação de correção”. Exemplos: Se um documento não estiver preenchido, deve-se fazê-lo, se for uma máquina quebrada, deve ser arrumada, etc.

A causa raiz deve ser encontrada. Apesar de corrigir imediatamente a consequência do problema, deve ser buscado o que causou aquilo para corrigir a causa do problema. Assim, tal problema não volta a acontecer.

Se existe erro há como melhorar

Uma empresa com um sistema de gestão não evita os erros só com esse sistema. Toda empresa erra em algo.

O diferencial do sistema de gestão é que a empresa tem o meio para que os erros não voltem a acontecer. A empresa não deve desanimar com uma não conformidade, pelo contrário, é aí que ele pode enxergar uma possibilidade real de melhoria.