Antes de iniciar a operação com o contas a pagar, eu pensava em como o dia a dia era ruim, já que imaginava que o processo seria pagar contas de acordo com vencimento, e ter que usar meu tempo todos os dia para lançar as contas no banco.
Mas com a prática e a busca na melhoria do processo, fui me adaptando e entendendo que existem algumas dicas que podem nos auxiliar a deixar nosso processo de pagamentos bem organizado.
É imprescindível que a sua empresa, seja qual for o tamanho, tenha os processos financeiros bem organizados. Um ponto muito importante para focar na melhoria, foi entender que o contas a pagar é vital para o fluxo de caixa, e consequentemente parte fundamental de um conjunto de informações para tomada de decisões.
Agora, vamos para as 5 dicas:
#1 Lançamento e controle das contas físicas
É extremamente importante que, para o controle das contas, a empresa tenha um software de gestão financeira, ou ao menos uma planilha em excel para conseguir monitorar pagamentos e recebimentos. As contas vão chegando e o interessante é organizar 1 vez na semana, para lançar o montante de contas no sistema e organizar as contas físicas em uma pasta.
Exemplificando com meu dia a dia, as contas vão chegando e ficam em uma pasta. Semanalmente, pego a pasta e lanço as contas em sistema financeiro, depois arquivo em outra pasta separada por datas para que, na data que realizo as programações em banco, eu as pegue e faça esse processo.
#2 Previsões das despesas fixas
No nosso dia a dia, temos algumas despesas que são fixas e que variam nos seus valores, mas não é por isso que vamos deixar de ter os lançamentos dessas despesas. Nesse caso, é necessário fazer a alteração quando a conta chegar.
Isso acontece com os seguintes exemplos: conta de água, luz, telefone, etc. Outra dica importante, é ter lançamentos de previsões para um ano completo, e sempre manter as atualizações caso uma despesa entre ou saia do seu fluxo.
#3 Ter datas fixas de pagamento
Para ter um controle do trabalho com contas a pagar, é legal ter datas fixas de pagamento. Isso possibilita ter mais tempo para dedicar à outras tarefas importantes. Após a fixação das datas, você chegará em uma situação rotineira.
Mas e aquele boleto que vence fora da data que tem programada? Nesses casos, é interessante analisar o adiantamento da despesa e isso entra no próximo tópico. Claro que isso impacta em ter todo processo muito bem organizado, mas no dia a dia tende a fluir muito mais.
#4 Negociação com fornecedores
Com as informações de fácil acesso, é bem mais fácil partir para negociação com fornecedores após a fixação de datas de pagamento. O próximo passo é analisar o adiantamento de despesa, ou mudança de data de vencimento, caso seja algo fixado anteriormente.
Se você for entrar em contato com fornecedor, é importante tentar de um possível desconto, caso venha a antecipar o pagamento. Em uma troca justa de ajuda mútua, o cliente adianta o pagamento e o fornecedor tem a certeza de que não haverá atrasos.
#5 Fixar as datas de pagamentos conciliando datas de recebimentos
O ideal é fixar suas datas de pagamentos após ter total controle sobre a informação de recebimento, e isso só mostra que é bem interessante ter também as datas do contas a receber fixadas. Mas diferente do pagamento, pode acontecer de que entre uma data e outra ocorram alguns recebimentos.
Na prática, seria ter recebimentos programados para o dia 3 e as contas a pagar programadas para o dia 5. Isso é devido aos créditos bancários de recebimento de boleto, que variam entre D+1 e D+2.
Hoje, após alguns anos trabalhando com o processo de contas a pagar, sei que ainda é necessário melhorar muita coisa mas, quando recebi essas dicas, fui colocando em prática aos poucos e hoje tenho uma rotina que flui bastante bem.
Tenho um dia da semana em que lanço as contas no software, geralmente nas sextas-feiras, além de já separar todas as contas a vencer da semana seguinte. Lá tenho de 1 a 2 datas fixas de pagamento. Na segunda-feira eu fecho tudo no sistema e lanço no banco online. Faço as conferências necessárias dentro do processo e, no dia de vencimento, levo ao gestor para aprovação.
Ter o controle do processo de contas a pagar é um passo importante rumo a um bom fluxo de caixa e, assim, usá-lo como ferramenta importante para tomada de decisão na melhoria e crescimento da sua empresa.
Espero que este post te ajude a organizar o seu fluxo de contas a pagar! Qualquer dúvida, é só deixar aqui nos comentários.
