Saiba como a ISO 9001 pode proporcionar ao seu negócio a redução de desperdício, o aumento da produtividade e da lucratividade.
#1ªDica: Tenha um ponto de partida correto
Antes de qualquer coisa é fundamental ter um bom ponto de partida. Ainda há empresários misturando contas pessoais com as contas da empresa e isso atrapalha bastante a gestão do negócio e influencia a tomada de decisão.
Há também empresas que não administram o fluxo de caixa, não sabem quanto geraram de dinheiro e não sabem quanto irão gerar.
Um terceiro ponto de preocupação são as empresas que não apropriam receitas e despesas em centros de custo e não utilizam um bom plano de contas no dia a dia, deixando tudo isso por conta do contador.
Se sua empresa se encaixa em qualquer um destes 3 pontos, vou fazer um convite. Assista o nosso webinar sobre como fazer o fluxo de caixa e melhorar sua gestão financeira.
#2ªDica: Crie metas departamentais objetivas
Costumo dizer que o Sistema da Gestão vai te entregar o que você exigir dele. Se o seu foco é aumentar a produtividade existem ferramentas para isso, se é reduzir custos, idem. A sacada aqui é determinar com clareza o que se espera. De forma prática:
Dica de leitura: Como criar metas para indicadores
Exemplo 1:
Imagine uma empresa de contabilidade que deseja aumentar a produtividade de seu pessoal em 50% e para conseguir isso ela precisa reduzir o desperdício de tempo com retrabalhos por conta de informação errada provida pelo cliente.
Este cenário é bastante comum e milhares de horas são desperdiçadas todos os dias por escritórios de contabilidade. Apoiando-se na ISO 9001 o escritório de contabilidade pode:
- mapear o processo com riqueza de detalhes;
- implementar um simples check list para ter certeza que as informações providas estão completas corretas;
- treinar os envolvidos para que cumpram o procedimento a risca.
Poderá também envolver o cliente na solução, mostrando para ele que o retrabalho gera custos extras o que acabará incorrendo num aumento de preços.
Exemplo 2:
Agora imagine uma imobiliária que deseja aumentar a captação de imóveis em 30%.
Outro cenário muito comum no mercado imobiliário. Em geral as imobiliárias entram em conflito com muita frequência com seu time de corretores, pedindo para que estes captem mais imóveis.
Aplicando outra ferramenta da qualidade como a análise de causa raiz do problema a imobiliária certamente irá mapear os reais motivos da não captação de imóvel por parte de alguns corretores e assim poderá desenhar uma solução mais eficaz. Como já atuamos neste mercado, posso adiantar alguma coisa aqui sobre este assunto.
As melhores práticas que identificamos foram aquelas que as imobiliárias criaram times específicos para captação. Para isto, este time contava com remuneração específica para isso, o que era um motivador a mais. Criaram uma instrução de trabalho clara para facilitar e guiar o trabalho do captador e, por fim, reuniões semanais, às segundas-feiras, para verificar a performance da semana anterior. Estas reuniões são ideais para ajustar as metas para a semana corrente.
E-book: Como ganhar lucro com a ISO
Saiba como uma norma ISO pode contribuir para a sua empresa.
- A gestão empresarial
- Como desenvolver uma estratégia empresarial?
- Relação da ISO 9001 como o lucro da sua empresa
- E muito +!
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Estes dois exemplos mostram com clareza a contribuição do Sistema de Gestão no aumento de vendas e na redução de custos.
O ponto crucial é acreditar que o sistema é o caminho para resolver estas questões de gestão. Veja a maravilha que será se estas empresas desenvolverem metas bem definidas para cada assunto e com coletas periódicas dos indicadores para avaliar se estão no caminho ou não.
#3ª Dica: Use a auditoria como ferramenta de melhoria contínua
Quase sempre as auditorias são tratadas como vilãs dos sistemas de gestão. Boa parte dos auditados preferem evitar este dia, outra parte pede por facilidades. Vou dizer que nenhum destes times irá ganhar o jogo!
A auditoria é uma baita ferramenta para auxiliar o empresário a melhorar processos. Com uma auditoria criteriosa é possível identificar falhas e ainda ter a opinião do auditor em relação ao que pode ser melhorado.
Hoje em dia, o custo médio de uma auditoria gira entre R$ 500 e R$ 1.000. Ao olharmos friamente para o evento, parece que estamos diante de uma despesa. Por outro lado, se pensarmos bem, ao final de um dia de auditoria teremos um relatório rico e detalhado, mostrando todas as falhas e oportunidades de melhoria de cada processo de nossa empresa, esta despesa vira investimento e passa a soar barato!
Não posso deixar de recomendar: exija auditores qualificados e experientes, auditores juniores provavelmente não contribuirão muito. Para isto, convido vocês a conhecerem o time de auditores de elite Templum.
Concluindo…
A implementação de Sistemas de Gestão trará benefícios financeiros desde que seja encarada e conduzida da forma correta. Os empresários que abdicam de suas responsabilidades e que apenas querem ver o certificado na parede, certamente terão uma relação custo benefício diferente daqueles que se apoiam no Sistema para conduzir os negócios.
Dica de leitura: ISO 9001 em tempos de crise!
Em alguns momentos o Sistema de Gestão aponta melhorias de infra ou outras melhorias para atender requisitos legais que não estavam sendo atendidos. Nestes casos, o custo não deve ser atribuído ao Sistema de Gestão mas sim à operação da empresa. Isto se deve ao fato de incluir custos operacionais, que não estavam sendo executados por descuido ou por descaso. Neste caso, o Sistema de Gestão irá ajudar a evitar multas, que muitas vezes podem levar o negócio à falência.
Economias desenvolvidas já nos provaram que a opção pela qualidade é o caminho das empresas de sucesso e duradouras. Felizmente o Brasil tem avançado muito neste assunto e nós, empresários brasileiros, estamos dando cada vez mais a correta importância para a gestão de nossas empresas.
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