Em qualquer empresa, de qualquer porte ou segmento, a forma com que os processos são geridos está diretamente ligada à rentabilidade. No entanto, um gargalo identificado com frequência é a ocorrência de retrabalhos que geram perda de tempo e, consequentemente, de dinheiro. Para o escritório contábil retrabalho não é diferente. Os retrabalhos aparecem por diversas razões, comprometendo a competitividade e dificultando o relacionamento com os clientes.
Quais os motivos pelos quais empresas contábeis precisam refazer tantas vezes o próprio trabalho? Listamos algumas razões para a recorrência do retrabalho e algumas dicas para prevenir ou reorganizar os processos a fim de evitá-lo. Veja:
1 – Má organização da documentação
A papelada é tamanha que, muitas vezes, fica fácil se perder e acabar enviando documentos errados para o cliente. Também com os documentos eletrônicos o extravio ou a seleção por engano podem causar retrabalho. No caso do digital, o preenchimento dos dados cadastrais de forma incorreta pode resultar em inúmeros erros durante a prestação dos serviços e envio de documentos.
É, portanto, essencial que a gestão da documentação seja feita de forma profissionalizada, tanto no que diz respeito aos arquivos impressos quanto aos eletrônicos. Para tal, padronize a nomeação dos arquivos, crie ordens alfabéticas, separe por perfis de clientes (segmentos de atuação, porte, faturamento, tipos de serviços prestados) e cobre da equipe o cumprimento da padronização.
2 – Dificuldades na comunicação com o cliente
Muitas vezes, gastar uns minutos a mais explicando com mais detalhes para o cliente – que não é especialista no mercado contábil e, portanto, não tem obrigação de ter os mesmos conhecimentos que o pessoal do escritório – pode ser determinante para evitar retrabalhos.
O vai e vem de e-mails com dúvidas ou a não entrega de documentos nos prazos é muito pior do que separar uns minutos para “traduzir” em uma linguagem que o cliente entenda.
3 – Comunicação interna deficiente
Às vezes, o retrabalho nem acontece por conta de erros. É comum que, por falta de uma boa comunicação entre as equipes, vários profissionais acabem se dedicando a uma mesma tarefa para um mesmo cliente.
É necessário que todos os profissionais do escritório estejam por dentro dos projetos, conheçam exatamente em que momento devem dar sua contribuição num serviço para evitar o retrabalho. E isso só se consegue com uma boa comunicação.
4 – Má gestão do tempo
Quando o escritório trabalha com sistemas de gestão contábil, é muito comum que surjam retrabalho devido a comandos aplicados de forma errada. Em muitos casos, um dado digitado incorretamente inviabiliza todo o serviço. A sobrecarga de trabalho dos contadores é, muitas vezes, a causa destes erros.
É muito importante que os gestores de equipes dentro dos escritórios contábeis tenham total controle das atividades e que saibam delegá-las de uma maneira assertiva, para não sobrecarregar os profissionais e também garantir que os prazos sejam cumpridos. A ideia é sempre finalizar os serviços antes do prazo final para ter tempo de fazer uma boa revisão antes de enviar a documentação ao cliente ou aos órgãos competentes.
ISO 9001 para diminuir retrabalho
Seu escritório contábil retrabalho enfrenta algum destes gargalos?
Melhorar a capacidade de fornecer serviços de forma coerente e repetitiva é um desafio para as empresas contábeis. Aqui na Templum, aconselhamos a implementação da ISO 9001 que, dentre outros benefícios, oferece mais recursos para enfrentar a concorrência, entender e satisfazer clientes, aumentar a performance da operação, reduzir custos com erros e aumentar o lucro.
A ISO 9001 é um conjunto de normas técnicas utilizada para estabelecer a gestão da qualidade. Um roteiro que ajuda o escritório a analisar e aprimorar todas as suas atividades. Ela traz melhorias na eficiência dos processos, o que motiva mais a equipe e evita estes quatro gargalos citados acima. Assim, o retrabalho deixa de ser rotina e as melhorias se tornam contínuas e recorrentes.
Quais outras razões você que conhece que podem gerar retrabalho nos escritórios contábeis? Entre em contato e veja como implementar a ISO 9001 e melhorar a eficiência do seu escritório contábil. Deixe um comentário!
