5W2H: usando para transformar os riscos em oportunidades

Vamos imaginar que o gestor identifica uma oportunidade que traga melhorias e até mesmo elimine estes riscos identificados. Porém, para realizar esta ação, se depara com desafios, algumas dúvidas de como atuar, com quem contar e impasses. Se você se identificou com esta situação ou mesmo vê a necessidade de criar um plano de ação que reduza tais riscos encontrados e potencialize as oportunidades de melhoria dentro de sua empresa, leia este artigo até o final, que contém dicas de uma ferramenta muito útil para este momento: o 5W2H.

• Um resumo sobre Riscos e Oportunidades
• O que é o 5W2H
• Qual é a vantagem de usar essa ferramenta para riscos e oportunidades?
• Dicas essenciais para o bom funcionamento

Mas antes, um resumo sobre Riscos e Oportunidades

Identificar riscos e oportunidades na empresa é essencial para que se tenha um melhor controle tanto na gestão estratégica da empresa, como também dentro de seus processos.

A mentalidade de risco habilita uma organização a determinar os fatores que poderiam causar desvios nos seus processos em relação aos resultados planejados. Ajuda também a colocar em prática controles preventivos para minimizar efeitos negativos e a maximizar o aproveitamento das oportunidades que surjam.

Oportunidades podem surgir como resultado de uma situação favorável ao atingimento de um resultado pretendido, por exemplo, um conjunto de circunstâncias que possibilite à organização atrair clientes, desenvolver novos produtos e serviços, reduzir desperdício ou melhorar produtividade.

Esta mentalidade de Riscos e Oportunidades está inserida no Sistema de Gestão da Qualidade!

Voltando ao 5W2H… afinal, o que é isto?

O 5W2H é uma ferramenta muito útil que se originou da Gestão da Qualidade, a qual tornou-se muito utilizada por grandes empresas devido à sua facilidade de uso e alta eficácia.

Esta ferramenta tem um alto poder de evitar também o famoso ocorrido de uma tarefa ter muitos donos e, por isso, ninguém as realiza, prejudicando no processo. Com o 5W2H será possível melhorar a produtividade da empresa, movimentando as atividades pendentes de forma planejada e com maior eficiência.

Seu surgimento ocorreu no Japão, criado por profissionais da indústria automobilística como auxílio em suas atividades e na criação e acompanhamento dos planos de ação.

É considerada um checklist de atividades específicas que serão criadas e acompanhadas de forma clara para que se consiga atingir uma ação esperada e necessária. Com esta ferramenta, será possível mapear as ações deixando bem claro por quem será feito, quando será feito, onde, por que, como e quanto irá custar. Desta forma, não haverá desculpa de algo não ter sido feito!

Vamos às definições de todas estas siglas. O nome desta ferramenta já está atrelado ao seu significado, pois indicam 5 palavras em inglês que se iniciam com a letra W e 2 palavras em inglês com a letra H, sendo elas:

• What? (o que fazer?): Refere-se a qual ação será tomada, qual a estratégia ou atividade que a empresa precisa realizar para que se chegue ao esperado.
• Why? (Por que fazer?): Por que esta ação em questão precisa ser feita? O que ela trará de benefícios para a empresa, para os clientes, para a equipe? Irá solucionar algum processo da empresa? Algum problema?
• Where? (Onde será feito?): Em qual local será realizada a ação em questão? Será interna na empresa ou externa? Há algum setor/departamento responsável? Importante detalhar onde as ações serão aplicadas para que se tenha clareza dos resultados.
• Who? (Quem irá fazer?): Quem estará envolvido nesta ação?
• When? (Quando será realizada?): Quais são os prazos de início e fim desta ação?
• How? (Como será feita?): Quais serão as fases, etapas necessárias para que se tenha o resultado esperado? Atribua um responsável por cada etapa junto da data de conclusão da ação.
• How much? (Quanto irá custar?): Quais serão as despesas para a ação em questão? Estime os gastos com equipe, contratação de pessoas, gastos em materiais, máquinas, equipamentos, instrumentos. Insira tudo que será envolvido e que terá um valor em dinheiro a ser investido.

Bônus: Download planilha gratuita!

Qual a vantagem em utilizar o 5W2H para os riscos e oportunidades?

Uma vez levantados os riscos e oportunidades da empresa, é necessária a tomada de ações para que tais levantamentos saiam do papel e tornem-se realidade dentro da empresa, seja para mitigar um risco – ou mesmo eliminá-lo – ou também para potencializar uma oportunidade verificada que trará benefícios à organização.

Entretanto, ao evidenciar os riscos e oportunidades da empresa, o responsável pelo processo em questão, além das ações necessárias destes pontos levantados, precisa também gerenciar várias outras atividades, monitoramentos, entre outras tarefas. E isto leva à dúvida se todas as ações serão cumpridas com êxito.

O 5W2H entra neste momento, sendo muito útil para delegar tarefas pelos gestores para que os planos de ações sejam cumpridos, solucionando o risco evidenciado ou mesmo potencializando a oportunidade levantada. Ele traz o caminho que deve ser seguido, orientando os passos em direção ao que se deseja, contribuindo para tomada de decisões.

Os riscos e oportunidades podem ser identificados durante a gestão estratégica e também no mapeamento de cada processo existente na empresa. De forma geral, estes processos são divididos em atividades que envolvem pessoas e recursos e, conforme o tamanho da empresa, as tarefas ocorrem simultaneamente. Por isso, com a ferramenta do 5W2H, o responsável por cada processo consegue acompanhar todo o avanço dos planos de ações, sabendo quem precisa cobrar e qual o prazo.

Outra vantagem desta ferramenta é que ela auxilia tanto o gestor para acompanhamento quanto o colaborador em sua organização e cumprimento das ações.

Mas atenção com algumas dicas essenciais para o bom funcionamento:

• As sete perguntas abrangem todo o caminho a ser seguido no plano de ação, porém, caso alguma não seja respondida ou respondida de forma incorreta, não haverá foco no desenvolvimento das tarefas, podendo impactar no resultado final esperado.
• Se não houver um prazo definido (When?) para a conclusão e entrega, a falta de prioridade poderá afetar a execução.
• Se a questão “O que?” (What?) não for respondida corretamente, não haverá foco e entendimento do que realmente deseja-se ser realizado, atingido; com isto, o plano de ação não irá adiante.
• Perguntas “Como?”, “Quem?” e “Quanto?” também são fundamentais de serem preenchidas corretamente, pois as ações dependem de recursos humanos, recursos financeiros e definições da forma que será realizada a ação.

E então, mãos à obra! Explore ao máximo esta ferramenta e faça os planos de ações acontecerem!

Quer falar com um especialista? Então clica aqui!