Em alguns casos, após obter a certificação, o sistema de Gestão fica esquecido. O certificado vai para um quadro lindo, fixado em todos os locais de acesso da empresa, publicado no site, impresso no cartão de visita e as vezes até nas embalagens dos produtos. Pronto! Todos acreditam que o trabalho acabou.
Lembrem-se: o trabalho NÃO acabou!
Existem datas para conclusão de fechamento de ações, planos de treinamentos que precisam ser verificados periodicamente, manutenção do controle das versões de documentos, implementação de melhorias, análise crítica, entre outros.
Após a certificação, manter seus colaboradores motivados pode ser difícil, mas existem algumas maneiras para não deixar este espírito de conquista adormecer. Vamos seguir ciclos trimestrais de manutenção com uma dose extra de motivação!
O que fazer após 3 meses de certificação:
Promova um encontro com os colaboradores. Pode ser, por exemplo, um café da manha ou um café da tarde. Relembre o caminho que percorreram para chegar à tão sonhada certificação, agradeça-os e os incentive a terem ideias inovadoras que possam melhorar cada vez mais o sistema e reafirme o compromisso com a política da empresa. Destaque 3 pontos positivos do primeiro trimestre e aponte aquilo que precisa de mais atenção para ser trabalhado no próximo período.
O que fazer após 6 meses de certificação:
Planeje a auditoria interna, defina a equipe de auditoria e os capacite. Neste momento é muito comum contratar uma consultoria para capacitar o pessoal ou conduzir a auditoria. Realize uma auditoria rigorosa, detalhista, mas baseada em evidências. Apresente a todos o resultado da auditoria sem apontar culpados e envolva os responsáveis de forma que tratem as ações de maneira eficaz. Monitore até que tudo seja implementado!
O que fazer após 9 meses de certificação:
Promova ciclos de treinamentos (afinal de contas a auditoria de manutenção esta próxima – faltam só 3 meses). Faça outro café da manhã (ou da tarde), converse sobre a política, os objetivos e o grande motivo de se manter a certificação. Treine cada colaborador para que executem as atividades de acordo com a proposta estabelecida nos procedimentos e apresente a evolução dos indicadores de cada processo. Se contratou novos profissionais, dê a eles de um pouco mais de atenção.
O que fazer após 12 meses de certificação:
(1º manutenção):
O tempo passou e nem deu para perceber, mas já esta chegando o dia da Auditoria de Manutenção. Lá vamos nós para mais uma auditoria interna! A equipe de auditoria deve estar afiada. Com base no resultado da última auditoria iremos realizar o “pente fino”- neste momento tudo deve estar em plena conformidade e se não estiver, DEVE melhorar! Verifique tudo com muita atenção e não se esqueça de itens como análise crítica, organização dos documentos e pastas de procedimentos, entre outros.
O papel do RD neste momento é fundamental. Ele (ou ela) deve estar motivado e em busca da melhoria contínua para que o sucesso deste ciclo traga bons resultados. É importante também que a direção esteja presente e demonstre seu interesse por todas as atividades propostas.
Agora que você já sabe o que fazer, vamos colocar tudo em prática e colher bons frutos de um Sistema de Gestão que evolui e funciona!
